स्पैलिंग्स और ग्रामर का जाँच और शोधन (Spelling and Grammar Checking and Correction)

 स्पैलिंग्स और ग्रामर का जाँच और शोधन (Spelling and Grammar Checking and Correction)

यह "MS Word" की एक खास विशेषता है कि आप "Standard Toolbar" और "Spell Check" बटन पर केवल click करके आप अपने लेख को व्याकरण तथा स्पैलिंग्स की गल्तियों से मुक्त कर सकते हो।

 आप के पास पूरे डॉक्यूमेंट (entire document) या केवल चुनिंदा टेक्स्ट (only selected) को "Scan" करने का विकल्प है। उदाहरणतयाः "Poeple" लिखने की बजाएं आप "Pople' लिख देते हो। 

तब गलत शब्द की नीचे एक लाईन दिखाई देती है। हरी रेखा व्याकरण सम्बधी गलती की है और लाल रेखा स्वैलिंग्स (Spelling) से सम्बन्धित गलती की है।

 आप "Standard Toolbar" पर "Spell check Button" को click कर सकते हो। एक dialog box जैसा के चित्र  में दर्शाया गया है दिखाई देगा।

 जिसमे गलत शब्दो के संभव विकल्पो की सुची होगी।आप सही शब्द चुन कर "Change" बटन को click कर सकते हो। आप सही शब्द पर दो बार click करके भी उसे select कर सकते हो।

 गलती को नजर अन्दाज करने के लिये "Ignore" बटन को click करो। पूरे डॉक्यूमेंट में इस गलती को नजर अन्दाज करने के लिये "Ignore All" बटन पर click करो। 

यदि आप इस शब्द को शब्दावली में जोड़ना चाहते है, तो "Add" बटन को click करो। उस विशेष गलती की सभी घटनाओ (Occurrences) को बदलने के लिये "Change All" पर click करो। भविष्य में गलती को Auto correct Utility द्वारा स्वतः सही करने के लिये 'Auto correct" पर click करो।'

टिप्पणीः जैसे ही आप डॉक्यूमेंट को टाईप करते हो। तो स्पैलिंग्स की गलती को संकेत करने के लिये शब्द के नीचे लाल रेखा होती है और व्याकरण संबन्धी गलती को संकेत करने के लिये शब्द के नीचे हरी रेखा होती है।

गल्तियों को आनलाईन ठीक करना [Correcting Mistakes Online] 

यूजर (User) टाईप करने के दौरान स्पैलिंग्स और व्याकरण की गल्तियो को ठीक कर सकता है। गलत अक्षर को ठीक करने के लिये :

1. "Wrong Word" पर Mouse के दायी तरफ click करो।

2. एक "Context Menu" दिखाई देगा। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

3. स्पैलिंग्स और व्याकरण गलती को ठीक करने के लिये उचित विकल्प को चयन (select) करो।

टिप्पणीः

टाईप करने के दौरान, स्पैलिंग्स और व्याकरण की गलती को ठीक करने के लिय Online Spelling & Grammer check" का इस्तेमाल किया जाता है।

 स्पैलचेक विकल्प को सैट करना [Setting spell check options]

यूजर (User) काम करने के दौरान या तो "Spell check Marks" को Hide कर सकता है या "Automatic spell checking" को पूर्णतया बन्द कर सकता है।

 "Spell check marks" को छिपाने (Hide) के लिये "Tools Menu" से "option" विकल्प का चयन करो। "Spelling and Grammer" dialog box दिखाई देगा। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

डॉक्यूमेंट में काम करने के दौरान "Spell check Marks" को Hide करने के लिये "Hide spelling Error in this Document" विकल्प को select करो।

 "Automatic spell checking" को बन्द करने के लिये "Check spelling as you Type" को deselect करो।

"MS-Word" में बहुत ही लाभदायक व्याकरण जांच सुविधा है। यह आपको डॉक्यूमेंट में व्याकरण

व्याकरण जांचना [Checking Grammer]

सम्बन्धी गलती को ढूंढ़ने में सहायता करता है। आओ हम इस सुविधा को "LETTER document पर जांच करे जो अभी खुला है।

1. "Cursor" को डॉक्यूमेंट के आरम्भ पर ले जाऐ। "Tool Menu" को खोलो और "Spelling & grammer" विकल्प को select करो।

2. "Spelling & Grammer" dialog box खुल जाता है।

"MS-Word", "Suggestion box में सुझाव दर्शा रहा है। यदि आप "Word" के सुझाव को स्वीकार करते हो तो आप "Change" बटन पर click कर सकते है। 

अन्यथा आप सुझाव से नजर अन्दाज करने के लिये "Ignore" बटन को click कर सकते हो और "Word" को व्याकरण जांच जारी रखने के लिये कह सकते हो। 

यदि आप "Next Sentence Button" को click करते हो, तो आप "Word" को वर्तमान वाक्य को नजर अन्दाज करने के लिये कह सकते हो और अगले वाक्य की जांच आरम्भ कर सकते हो।

जब आप व्याकरण जाचं कर रहे होते है, "Word" (Spelling) की भी जांच करता है। यदि कोई स्पैलिंग्स की गलती दिखाई देती है तो यह तुम्हे सुझाव देता है।

इस प्रकार आप पूरे डॉक्यूमेंट में व्याकरण की जांच कर सकते हो। "Word" पूरे डॉक्यूमेंट की जांच के बाद "Readability statistics" को दर्शाता है। "Readability statistics" डॉक्यूमेंट में शब्दो, पात्रो, पैराग्राफ और वाक्य की संख्या के बारे में सूचना प्रदान करता है।

थिसौरस का प्रयोग [Using the Thesaurus]

समानार्थक शब्दो को ढूंढने के लिये "Thesaurus" का इस्तेमाल किया जा सकता है। डॉक्यूमेंट निर्माण के बाद, अर्थ को अधिक स्पष्ट और सही व्यक्त करने के लिये तुम्हे शायद शब्दो की आवश्यकता होती है। अब आप "MS Word Thesaurus" का इस्तेमाल शब्द के स्थान पर समानार्थक शब्द का प्रयोग करने के लिये कर सकते हो।

टिप्पणी:

"Thesaurus option" से यूजर (User) एक शब्द को चुन कर इसके स्थान पर समानार्थक या इस से सम्बन्धित शब्द इस्तेमाल कर सकता है।

उदाहरणतया : मान लो आप वर्तमान डॉक्यूमेंट में "Climb" शब्द के स्थान पर उस का विकल्प ढूंढ़ना चाहते हो। "Climb शब्द को select करके निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1.Climb" शब्द को select करो।

2. "Tool" Menu को खोलो और "Languages" विकल्प को select करो।

3.अब "Thesaurus" पर click करो।

"MS-Word" "Climb" के स्थान पर इसके समार्नायक विकल्पों की सुची दर्शाता है।

"Climb" शब्द के स्थान पर अन्य शब्द लाने के लिये Replace with Synonym box में से एक शब्द का चयन करो और "Replace" पर click करो।

ऑटोकरेक्ट को समझना [Understanding Autocorrect]

"Autocorrect" आपके डॉक्यूमेंट में सामान्य टाईप और स्पैलिंग्स की गल्तियों की देखभाल करता है और जैसे ही आप टाईप करते हैं। उन्हें अपने आप ठीक कर देता है। 

उदाहरण के लिये "Autocorrect" "teh" को "the" में परिवर्तित कर देगा। "Autocorrect" dialog box को खोलने के लिये निम्नलिखित चरणों का अनुकरण करो।

टिप्पणी: 'Autocorrcet Utility अपने आप गलत शब्दो को उनके स्थान पर अनुरुप सही शब्द से ठीक कर देता है।

1. "Tools Menu" को select करो।

2. "Autocorrect" विकल्प को select करो।

"Autocorrect dialog box" दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

"Autocorrect dialog box" का ऊपरी हिस्सा निम्नलिखित क्रियाओं से सम्बंधित है।

(i) "First check box" को जब चैक करते है। तो प्रथम दो बडे अक्षरो (अर्थात SOhan) को प्रथम Capital letter में परिवर्तित कर देता है।

(ii) "Second check box" हर वाक्य (Sentence) का प्रथम अक्षर को capital कर देता है।

(iii) "Third check box" दिनो के नामो के प्रथम अक्षर को "Capital" कर देता है। अर्थात "monday", "Monday" में परिवर्तित हो जाता है।

"Autocorrect dialog box" का निचला हिस्सा स्पैलिंग्स (Spelling) की गल्तियों और विशेष संकेत (Special Symbols) की क्रिया से सम्बंधित है।

Autocorrect अपने आप acn के स्थान पर can बदल देता है। "Word" में कई default Auto correct प्रविष्टयां (entries) है और आप अपनी प्रविष्टयां का निर्माण कर सकते हो Autocorrect प्रविष्ट निमार्ण के क्रम इस प्रकार है।

1."Tool Menu" को select करो।

2."Autocorrect dialog box" खोलने के लिये "Autocorrect" विकल्प को select करो।

3. "Replace Text Box" मे बदले जाने वाले टेक्स्ट को टाईप करो।

4. "With Text Box" के वांछित बदलाव वाली टेक्स्ट को टाईप करो

5. "Add" बटन पर click करो।

6. अन्त में "OK" पर click करो।

वांछित परिणाम को देखने के लिये वर्तमान डॉक्यूमेंट में बदले जाने वाले टेक्स्ट (Text) को टाईप करो और "Spacebar" को दवाओ।

ऑटोटेक्स्ट का प्रयोग [Using AutoText]

AutoText फीचर से आप सामान्यता प्रयोग किये जाने वाले पते (Addresses), टेलीफोन नम्बर इत्यादि को स्टोर कर सकते हो और जब भी उनकी आवश्यकता हो तो Mouse के एक click द्वारा उनका समावेश (Insert) कर सकते हो।

AutoText entry के निर्माण के लिये क्रम इस प्रकार है:

1. ग्राफिक्स या टेक्स्ट ब्लाक को select करो जैसे डॉक्यूमेंट में आपका नाम और पता।

2. "Insert Menu" से Auto Text को select करो।

3. Autotext पर click करो।

Autocorrect dialog box दिखाई देगा। जैसा का चित्र  में दर्शाया गया है।

4. "Name बाक्स" में संक्षिप्त नाम को टाईप करो जैसे कि "Sg"

5. "Add" पर click करो।

6. अन्त में Ok पर Click करो।

To use stored auto text

1. संक्षिप्त नाम को टाईप करो। (उदाहरणतया: Sg)

2. अपने संक्षिप्त नाम को Select करो और "Insert Menu" से "Autotext" को चुनो। "Autotext" पर click करो।

3. "Insert" पर click करो

4. Selected नाम के स्थान पर टेक्स्ट का समावेश (insert) हो जाता है।

इसमे विकल्प में, हम Autotext dialog box में Autotext enteries से सीधा short Autotext

नाम को select करो और "Insert" पर click करो। Text का समावेश डॉक्यूमेंट में "Cursor" की स्थिती पर हो जाती है।

To Move an AutoText item

1. "Autotext dialog box" को दर्शाने के लिये "Insert Menu" से Auto Text को Select करो।

2. "AutoText" नाम को Pick करो और "Delete" पर click करो और फिर "Close" पर click करो।