Macros in computer in hindi

 मैकरोज [Macros]

मैकरोज "command" का एक समूह है जो रिकार्ड किये जाते है तथा बाद में "Play" किये जाते है। दोहराऐ जाने वाले कार्यों को करने के लिये Macro को निर्माण कर आप अपने समय की बचत कर सकते है और संभव गल्तियो से बच सकते हो।

 सामान्य सम्पादन (editing) या फोरमेटिंग (formatting) को करने के लिये आप Macro का निर्माण कर सकते है। कई command को इकट्ठा करके आप एक "Key" दबाकर उन तक पहुंच सकते हो।

Creating and Using the Macros

Selected Text का "Upper case letters में रुपान्तरण करने लिये आओ हम Macro का निर्माण करे क्रम इस प्रकार है:

1.डॉक्यूमेंट को खोलो और उस टेक्स्ट को select करो जिसको आप Uppercase lettes में रुपान्तरित करना चाहते हो।

2. "Tool Menu" को select करो।

3. "Macro" को select करो।

4. "Record New Macro को click करो।

5. "Record Macro screen" दिखाई देगी जैसा कि चित्र 4.7 में दर्शाया गया है।

6. "Macro" के नाम दो। Keyboard shortkey विकल्प को select करो customize keyboard dialog box दिखाई देगा। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

7. "Short key" दो जैसे कि Alt + A

8. "Assign" को click करो।

9. "Close" पर click करो।

10. "Macro Recorder" स्क्रीन पर दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है

11. "Mouse" से 'Format Menu' को select करो (या Alt+f को दबाओ)

12. Mouse से change case विकल्प को select करो।

13. Change case dialog box से upper case विकल्प को select करो और 'Ok' click करो

14. 'Stop Recording' पर click करो

Run the macro

1. टेक्स्ट को select करो।

2. परिवर्तन को देखने के लिये Alt + A को दबाओ।

मेल मर्ज [Mail Merge]

'Mail Merge' मूलरूप से तब प्रयोग की जाती है। जब यूजर (User) एक ही पत्र या डॉक्यूमेंट को विभिन्न व्यक्तियों को विभिन्न पतो (addresses) पर भेजना चाहता है।

 उदाहरणतया आप अपने मित्रो को अपने जन्मदिन पर पत्र भेजकर बुलाना चाहते हो। इस प्रकार के पत्रों का मूल विषय एक होता है।- परन्तु लोगों के नाम तथा पत्ते (addresses) अलंग- अलग होते हैं। मेलमर्ज (Mail Merge) इस समस्या का हल करता है। 

वर्ड हमें दो अलग-अलग प्रकार की फाइलों को मिलाकर एक नया डॉक्यूमेंट तैयार करने की सुविधा प्रदान करता है यह एक फाइल की सूचना जिसमें नाम व पते आदि होते है को दूसरी फाइल जिसमें मुख्य विषय होते है में अपने आप भेजता है।

Steps in Mail Merge

1. मुख्य डॉक्यूमेंट बनाना (Creating the Main Document) मुख्य डॉक्यूमेंट को इस प्रकार डिजाईन करो कि उस में सामान्य टेक्स्ट हो। यह वही टेक्स्ट है जो सभी प्राप्तकर्ताओ के लिये एक जैसी रहेगा।

2. डाटा स्त्रोत बनाना (Get Data Source)

Data स्त्रोत मे सभी प्राप्तकर्ताओ के नाम और पते होते है। डाटा स्त्रोत में पहले हम अलग-2 फील्डो को चुनते है बाद मे डाटा स्टोर करते है।

3. मुख्य डॉक्यूमेंट में डाटा स्त्रोत के फील्डो को डालना (Placing Verious fields of Data Source in Main Document)

मुख्य डॉक्यूमेंट में डाटा स्त्रोत के फील्डो जिन्हे 'Merge fields' कहते है को रखो।

4. डाटा स्त्रोत तथा मुख्य डॉक्यूमेंट का विलय करना (Merge Data Source with Main Document)

अन्त में मुख्य डॉक्यूमेंट को डाटा स्त्रोत (Data source) से जोडो।

 मुख्य डॉक्यूमेंट बनाना [Creating the Main Document]

1. नये डॉक्यूमेंट के निर्माण के लिये Toolbar पर 'New' बटन पर click करो या पहले से तैयार डॉक्यूमेंट को खोलने के लिए Toolbar पर 'open' बटन पर click करो।

2. 'Tool Menu' को choose करो और Mail Merge पर click करो। Mail Merge Helper dialog box दिखाई देगा जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

3 'Create Button पर click करो और तब Main Document Type को choose करो (अर्थात Form letters, mailling lables इत्यादि) जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है

4. जब आप 'From letter' को select करते हो। 'Message window' दिखाई देगा।

यहां दो विकल्प है।

(a) Active Window: इस विकल्प से आप वर्तमान क्रियाशील डॉक्यूमेंट से मुख्य डॉक्यूमेंट का निर्माण कर सकते हो।

(b) New Main Document: इस option से आप एक नये डाक्यूमेंट का निर्माण कर सकते हो।

5. 'Dialog box' में 'Active Window बटन' पर click करो। New mail Merge Helper dialog box दिखाई देगा।

डाटा स्त्रेत बनाना [Creating Data Source]

हम या तो नये डाटा स्त्रोत (Data Source) का निर्माण कर सकते है या वर्तमान डाटा स्त्रोत को खोल सकते है।

1.Mail Merge Helper box में 'Get data' पर click करो जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है

2. नये डाटा स्त्रोत के लिये 'Create data source' को select करो या वर्तमान डाय स्त्रोत के लिये 'open Data Source' को select करो।

3. 'Create Data Source' पर click करते ही, Create Data Source dialog box दिखाई देगा। यह हमे सुझाव किये गये फील्डो को नामो की सूची प्रदान करता है।

 यदि वह फील्ड जो हम चाहते है वह सूची मे नही है। तब 'Field Name box' मे इसे टाईप करे और Add field Name बटन पर click करो।

4.हम 'Field Name' को एक बार click करके और फिर 'Remove field Name पर click करके उसे हटा सकते है जिसे हमे नही चाहते।

5. 'Field Names' को पुनः व्यवस्थित करने के लिये हम 'field Name' पर click करते है और फिर इसे ऊपर नीचे गमन करने के लिये 'Move' बटन पर click करते है।

6.'Ok' पर click करो। Save Data Source dialog box दिखाई देगा।

7. डाटा स्त्रोत का नाम लिखो और 'Save' पर click करो। एक dialog box दिखाई देगा जो यह सुचित करता है कि हाटा स्त्रोत का कोई रिकार्ड नही है।

8. डाटा स्त्रोत के 'Save' होने के बाद एक dialog box screen पर दिखाई देगा। रिकार्ड को 'enter' करने के लिये 'Edit Data source' पर click करो। Data Form dialog box दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

9. इस मे वह क्षेत्र (fields) होगे जो हाटा स्त्रोत में दर्शाये गये है। हम प्रत्येक फील्ड का रिकार्ड दिये गये बाक्स में प्रविष्ट करते है। 

'New Record' को add करने के लिये 'Add New' पर click करो। वर्तमान रिकार्ड का हटाने के लिये 'Delete' पर click करो। अन्त में 'Ok' पर click करो।

10. हम मुख्य डॉक्यूमेंट (Main document) पर लोद आते है। यहां Mail Merge Toolbar भी स्क्रीन पर दिखाई देगी।

 मुख्य डॉक्यूमेंट में डाटा स्त्रेत के फील्डो को डालना [Placing the various field of Data Source in Main Document]

एक अतिरिक्त Toolbar जिसे Mail merge toolbar कहते है। स्क्रीन पर दिखाई देगा। यह Toolbar केवल तभी दिखाई देगा यदि Mail Merge की पूरी विधि पूरी कर ली गई हो। अपने डॉक्यूमेंट में फील्ड को जोडने के लिये निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1.'Cursor' को मुख्य डॉक्यूमेंट मे उस स्थान पर रखो जहा फील्ड (Field) डालना चाहते हो।

2. Main Merge Toolbar पर 'Insert Merge field' पर click करो जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

3. 'Merge' किये जाने वाले फील्ड (field) को select करो।

4. शेष फील्ड का समावेश (Insert) करने के लिये उपरोक्त चरणो के दोहराओ।

 डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट से पहले देखना [Looking at Your Document before Printing]

जैसे ही सारे फील्ड आपके मुख्य डॉक्यूमेंट मे जुड जाते हैं। तब आप डॉक्यूमेंट की अन्तिम आभा देखने के लिये तैयार हो जाओ। Mail Merge Toolbar पर स्थित 'View Merge' Data बटन पर click करो जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है। 

यह आपके डॉक्यूमेंट में फील्डज नामों की जगह प्रथम रिकार्ड का ब्यौरा (contents) को रख देगा। अगले रिकार्ड का ब्योरा देखने के लिये 'Next Record Button' पर click करो। आप 'Previous Recod Button' पर click करके पूर्व रिकार्ड का ब्योरा पर पुनः लोड सकते है।

मर्ज डॉक्यूमेंट बनाना [Creating the Merged document]

'Merge Document' के निमार्ण के लिये निम्नलिखित क्रम है।

1. 'Mail Merge Toolbar' पर स्थित 'Merge' बटन पर click करो। एक dialog box दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

2. "Merge To Box' से नया मर्ज डॉक्यूमेंट (New merged document) के निर्माण के लिये

3."New Document" को choose करो।

Word एक नये डॉक्यूमेंट का निर्माण करना है। जिस में डाटा स्त्रोत में उपस्थित रिकार्ड की संख्या के बराबर प्रष्वे की संख्या होती है और प्रत्येक प्रष्ठ एक रिकार्ड को दर्शाता है।

 मर्ज डॉक्यूमेंट को प्रिंट करना [Printing the Merge Document]

मर्ज हॉक्यूमेंट प्रिंट करने के लिये निम्नलिखित क्रम है।

 1. 'Mail Merge Toolbar' पर स्थित 'Merge' बटन पर click करो। एक Merge dialog box खुल जाऐगा जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

2. 'Merge to' बाक्स से 'Drop down list' पर click करो और वहां से 'Printer' को select करो।

3. 'From' radio button' पर click करो और दिये गये बाक्स में 1 टाईप करो। इससे प्रथम रिकार्ड से प्रिंट की विधि आरम्भ हो जाऐगी।

4. To' बाक्स मे, आखिरी रिकार्ड की संख्या टाईप करो। जिस का प्रिंट आप करना चाहते है यदि आप 'To' बाक्स का खाली छोड देते है। तब प्रिंटर सभी रिकार्डो को प्रिंट कर देगा।

5.यदि सभी रिकार्ड को 'Merge' करना है तब 'All' विकल्प को select करो।

6.अन्त मे 'Merge' बटन पर click करो।

बुकमार्क को जोड़ना [Adding Bookmark]

जब आप सौ पृष्ट लम्बे डॉक्यूमेंट में कार्य कर रहे हो तो ऊपर नीचे जाने से समय लगेगा। 'Bookmark आपकी डॉक्यूमेंट में विशेष स्थान पर पहुंचने में सहायता करते है। 

'Word Document' में 'Bookmark' पेपर Bookmark के सामान है। जिस का प्रयोग आप नावल या पत्रिका मे स्थान को चिन्हित करने के लिये किया जाता है।

'Bookmark' जोडने के लिये निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

परिभाषा: 'Bookmark' का प्रयोग डॉक्यूमेंट में किसी भी स्थान से एक विशेष स्थान पर 'Jumping' के लिये किया जाता है।

1.'Cursor' को उस स्थान पर रखो जहा आप 'Bookmark' add करना चाहते है।

2. 'Insert Menu' पर click करो और 'Bookmark' को select करो। एक Bookmark dialog box दिखाई देगा। 

जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है। 'Bookmark' जोड़ने के लिये केवल "Bookmark" के नाम को टाईप करो। मान लो 'VINAYAK'

3. Bookmark को जोड़ने के लिए 'Add' बटन पर click करो। अधिक 'Bookmark' को जोडने के लिये 'Cursor' को वांछित स्थान पर रखो और चरण । से 3 को दोहराओ

Use the Bookmark

1. 'Insert Menu' को click करो और फिर 'Bookmark' को select करो।

2.'VINAYAK' bookmark के स्थान पर जाने के लिए इस bookmark पर click करो।

3.'Go to' बटन पर click करो और फिर 'Close' पर click करो।

कर्सर ('Cursor') 'Bookmark' के स्थान पर चला जाऐगा।

हाइपरलिंक जोड़ना [Adding Hyperlinks]

डॉक्यूमेंट में एक स्थान से दूसरे स्थान पर जाने के लिए 'Hyperlink' एक अन्य विधि है। 'Hyperlink को उपयोग करने का लाभ यह है कि पाठक एक बोर click करने में लम्बे डॉक्यूमेंट में शीघ्रता से विभिन्न भागो तक गर्मन कर सकता है।

"Hyperlink' के निर्माण के लिये क्रम इस प्रकार है

1. डॉक्यूमेंट के अन्त मे click करो।

2. Top of Document टाईप करो।

3. जिस का अभी-2 टाईप किया है, उसे select करो।,

4. 'Hyperlink' का समावेश (Insert) करने के लिये Standard Toolbar पर 'Insert Hyperlink बटन पर click करो। Insert Myperlink dialog box स्क्रीन पर दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

5. डॉक्यू‌मेंट पर Hyperlink' को जोडने के लिये 'Place in this Document' पर click करो। एक सूची (List) स्क्रीन पर दिखाई देगी । जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

6. सूची में से Top of Document' पर click करो।

7. 'Ok' पर click करो।

Text जो आपने टाईप किया है, वह अब एक Hyperlink है।

8. "Hyperlink' eft aite Point की और click करो। Cursor' अब डॉक्यूमेंट के शिखर (Top) पर गमन कर जाऐगा।