माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की भूमिका [ Introduction to Microsoft-Word ]

 

वर्ड प्रोसेसर का क्या अर्थ है? (What is Word Processor?) 

शाब्दिक भाव में वर्ड प्रोसेसर (वर्ड प्रोसेसर) वो है जो शब्द (Word) को एक रुप से दूसरे रुप में बदलता है। 

यह लिखित टेक्स्ट (Text) को एक आकर्षक, क्रमबद्ध तथा पढ़ने में आसान पाठ्य में बदलने की प्रक्रिया है। 

आमतौर पर हमें spellings तथा व्याकरण सम्बंधी गलतियों का सामना करना पड़ता है। वर्ड प्रोसेसर (Word Processor) इन गलतियों को स्वयं जांचता है।

आप अक्षरों के स्टाइल और आकार को इस तरह से बदल सकते हैं कि यह और ज्यादा आकर्षक दिखाई देता है।

 इसके बारे में एक और महत्त्वपूर्ण बात यह है कि डाक्यूमेंट को प्रिन्ट करने से पहले Print Preview Command का प्रयोग करके आप इसका अन्तिम प्रारूप भी देख सकते हैं। 

अतः हम कह सकते है कि वर्ड प्रोसेसर (Word Processor) कुछ और नहीं बल्कि एक वो कम्प्यूटर Programme है जो आपकी निम्न प्रकार से सहायता करता हैं :

1.टेक्स्ट को टाइप करने में।

2.स्पैलिंग्स (Spellings) व व्याकरण सम्बन्धी गलतियों को सुधारने में।

3. पाठ्य सामग्री को पेज के दोनों ओर निश्चित अन्तरालों में क्रम बद्ध करने में।

4.टेक्स्ट को अलग-2 स्टाइल व आकार में पेश करने में।

5.प्रिन्ट से पहले टाईप की गई सामग्री के परिदृश्य को देखने में।

वर्ड प्रोसेसर की एक अति महत्वपूर्ण विशेषताए है वर्ड - रैपिंग (Word wrapping) Word processor को प्रयोग करने वाला अपनी टाइपिंग जारी रखता है तथा software अपने आप ही लाइन बदला है। 

केवल paragraph के पूर्ण होने पर ही हमे एंटर बटन (Enter Button) का प्रयोग करना होता है।

परिभाषा (Defination): 

वर्ड प्रोसेसर एक software है। जिसका प्रयोग टेक्स्ट को प्रविष्ट करने में (entering), टेक्स्ट को सुधार करने में (editing) टेक्स्ट की (Formatting) | फॉर्मेटिंग करने में व टेक्स्ट को प्रिंट (print) करने में किया जाता है।

 वर्ड प्रोसेसर के प्रयोग (Uses of Word Processor)

आमतौर पर Word Processor निम्नलिखित कार्यों को पूरा करने व बनाने के काम आता है:

1. छोटी पुस्तकें (Brochures)

2.समाचार-पत्र

3.सूचनाएं

4.विज्ञापन

5.संक्षिप्त विवरण या गुप्त पत्र (Resumes)

6.पुस्तकें

7.निर्देशिकांए

8.World Wide Web के Pages

लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसर (Popular Word Processor Packages) बाजार में बहुत सारे वर्ड processors उपलब्ध है। उनमें से सामान्य तथा लोकप्रिय निम्न है।

MS-Word

Word star

Write

Word Perfect

Word Writer

वर्ड प्रोसेसिंग के लाभ (Advantages of using Word Processor)

Word processor करने के मुख्य लाभ निम्न है।

 1. अशुद्धि मुक्त दस्तावेजों (Documents) को वांछित रूप में छापने (print) करने के लिए।

2. इसकी सहायता से कितनी भी मात्रा में दस्तावेजों (documents) की प्रतियां छापी जा सकती है तथा इसको दोबारा टाइप नही करना पड़ता और सभी प्रतियां पहली प्रतियों से मेल खाती है।

3. Spellings को जांचना (check) तथा आवश्यक सुधार करने की सुविधाएं उपलब्ध है।

4. विशेष गुण जैसे कि boldface (अक्षर बड़े करना) underline (रेखांकित) करना,italicas (तिरछे अक्षर)करना, strike out (काटना),पाठ्य सामाग्री को बीच में बदलाव करना और, दोनो तरफ मार्जिन (margin) छोड़ना आदि है।

5.अलग-अलग प्रचार के Printing Modes व अलग-अलग तरह के Printers करके  विभिन्न तरह की प्रतियां निकाली जा सकती है।

6.छापने से पहले Monitor पर दस्तावेज को देखने की सुविधा उपलब्ध है।

7. Word Processor की सहायता से computer की memory में से किसी पहले दावे को पुनः निकालकर उसमें आवश्यकतानुसार सुधार करके,बगैर दोबारा टाईप किए इसे प्रयोग किया जा सकता है। इससे समय तथा मेहनत दोनों की बचत होती है।

8. Word Processor ऐसे कार्यों के लिए काफी सुविधाजनक रहते है। जिनको स्वीकार करने या अंतिम संस्करण को छापने से पहले बार बार दोहराएं जाने की जरूरत होती है ।

जैसे की सोधपत्र (preparing thesis),प्रायोगिक सूचना,किसी पुस्तक की हस्तलिखित प्रति आदि।

9.Word Processor की सहायता से किसी information के एक पूरे हिस्से को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाया जा सकता है।

10. ज्यादातर Word processor में ऐसी बहुत सारी विशेषताएं होती है जो प्रयोग करने वाले के काम को आसान बना देती है।

माइक्रोसाफ्ट वर्ड को शुरु करना (Starting the Microsoft-Word)

माइक्रोसाफट वर्ड (microsoft word) में काम करने के लिए आपको सबसे पहले इसे खोलना होगा। इसके लिए आप निम्न कदम (steps) उठाए।

1 स्टार्ट (Start) बटन को लिक (Click) करो।

2 All Programs विकल्प पर क्लिक (Click) करो।

3 फिर Microsoft Word विकल्प पर (Click) करो।

जब भी आप एक नया document खोलते हैं तो आपको एक screen दिखाई देगी जैसे कि नीचे आकृति में दर्शाया गया है।

यह आपकी File or document का प्रथम पृष्ठ होता है। Screen के खाली भाग में आपको "I" आकार का cursor दिखाई देगा। इसी क्षेत्र में आपको टाइपिंग शुरु करनी होती है।

जिस तरह से कंप्यूटर में सारा डाटा फाइलों में रखा जाता है। उसी तरह से टाईप किया गया टेक्स्ट (text), फाइलों (Files) में रखा जाता है। 

जिन्हे डॉक्यूमेंट (documents) कहा जाता है। जब डॉक्यूमेंट को पहली बार save किया जाता है तो आपको उसे एक नाम (file name) देना होता है। 

जिसे MS- Word अपने आप एक extension (.DOC) दे देता है। इसके बाद word processor उसी नाम से Document को save कर देता है।

वर्ड डॉक्यूमेंट विंडो के भाग (Component of the Word Document Window)

जैसा कि आकृति  में दर्शाया गया है Word Document Window के मूल components (भाग) निम्नलिखित होते है:

 टाइटल बार (Title Bar)

टाइटल बार (Title Bar) निम्नलिखित सूचना (Information) दर्शाता है: (i.e. Microsoft word)

1. Program के नाम को दर्शाता है (i.e. Mircosoft Word)

2. Word document के नाम को दर्शाता है।

3. Control Menu Icon  को।

4. Minimize बटन को।

5. Restore बटन को।

6. Close बटन को।

टिप्पणीः

Minimize बटन यह बटन डोके आकार को छोटा करने में | सहायता करता है और इसे संक्षिप्त रूप में Tank bar पर दर्शाता है।

Restore बटन-यह बटन विंडो को restore करता है।

Maximize बटन: यह बटन विंडो के आकार को बड़ा करता है। अब बाकि दूसरी windows नहीं दिखाई देती है।

Close बटन-यह विंडो को बंद (Close) कर देता है।

The Control Menu

Control Menu icon को Click करते ही Control Menu दिखाई देता है। जैसा कि आकृति में दर्शाया गया है।

इसमे Restore, Minimize, Maximum, close, move व size विकल्प है। Restore, minimize, maximum close बटन का कार्य भी वही है जैसा ऊपर बताया गया है।

Move : इस विकल्प का प्रयोग डॉक्यूमेंट की स्थिति (location) को, Keyboard की चार तीये वाली key को प्रयोग करते हुए, बदलने के लिए किया जाता है।

Size : इस विकल्प का प्रयोग keyboard की चार तीरो वाली Key का प्रयोग करते हुए document के आकार को बदलने के लिए किया जाता है।

 मेन्यू बार [Menu Bar]

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड विंडो के Title bar के ठीक नीचे Menu bar दिखाई देता है मेन्यू बार में नौ मेन्यू विकल्प मौजूद रहते हैं।

 जब आप किसी Menu पर क्लिक करते है तो स्क्रीन पर उस मेन्यू (menu) से संबंधित कमांड्स की सूची एक पुल-डाउन मेन्यू (pull-down menu) के रुप में दिखाई देती है।

उदाहरण के लिए- जब File मेन्यू पर क्लिक किया जाता है, तो पूल-डाउन मेन्यू एक फाईल पर किए जाने वाले सभी कामों, जैसे एक नई फाइल बनाना, मौजूदा फाइल को खोलना, फाइल को प्रिंट करना, फाइल को सेव करना इत्यादि की सूची दिखती है।

टूल बार [Tool Bar]

Toolbar क्रमवार लगे बटनों का एक समूह है, Toolbar पर बने बटन कमांडस, के चुनाव को सरल बनाते है, क्योंकि इन कमांड्स के चुनाव के लिए हमें मेन्यू नहीं खोलने पड़ते केवल माउस के एक क्लिक द्वारा हम इन कमांड्स को संचालित कर सकते है। 

जैसे ही आप अपने माउस पॉएंटर (Mouse Pointer) को Toolbar को किसी एक चित्र (Icon) में ले जाते है। तो आपकी एक Tool-tip (ठूल पटिका) दिखाई देती है। जो उस चित्र (Icon) के तहत किये जा सकने वाले कार्यों को दर्शाती है।

 वर्ड मे कई प्रकार के toolbar मौजूद रहते है। Standard और Formatting Toolbar स्वयंमेव ही उपलब्ध रहते है।

 स्टेण्डर्ड टूलबार [Standard Tool Bar]

रुलर [Ruler]

रुलर (Ruler) आपकी tabs, indents तथा page margins को तय करनें में सहायता करता है।

सामान्यतया केवल क्षितिज रुलर (Horizontal ruler) कार्य क्षेत्र के ठीक उपर प्रदर्शित रहता है। क्षितिज रुलर आपको पेज की चौडाई, बाया तया दाया खाली जगह तथा बाया तथा दाया Indents, प्रथम लाइन या पैरा के शुरु में खाली जगह छोडना, tabs की स्थिति (Position) आदि की जानकारी देता है।

 लम्बबत (Vertical) रुलर यदि उपस्थित हो, तो यह आपको पेज की लम्बाई के बारे में जानकारी देता है।

 स्क्रोल बार [Scroll Bar]

डाक्यूमेंट के अंश जो स्क्रीन पर दिखाई नहीं देते, स्क्रोल बार के प्रयोग से डाक्यूमेंट के पृष्ठो को ऊपर नीचे या दाये बांये करके देखे जा सकते है।

 स्टेटस बार [Status Bar]

स्टेटस बार आपको सक्रिय दस्तावेज या आपके द्वारा किये जा रहे कार्य के बारे में जानकारी प्रदान करती

(क) स्टेटस बार का बाया पक्ष आपको विन्डो के अन्तर्गत टेक्स्ट के विस्तृत जानकारी को दर्शाता है। यह जानकारी बायी ये दायी दस प्रकार है।

1. वर्तमान पृष्ट संख्या (Current Page Number)

2. भाग संख्या (Section number)

3. कुल पृष्ठों में से वास्तविक पृष्ठ संख्या (Actual Page numbe out of total)

(ख) स्टेटस बार का अगला भाग Insertion point के बारे में व्याख्या देता है। Insertion point कर्सर (cursor) की स्थिति को कहते है। यह जानकारी बायी से दायी तरफ इस प्रकार है।

1. At number (At): यह Insertion बिन्दु तया पेज के उपरी किनारे के बीच की खड़ी दूरी (Vertical) होती है।

2. Line number (LN) पंक्ति संख्या।

3. Column Number (Col) कालम संख्या

(ग) Modes (मोडस) जो कि सक्रिय (Inserts और Overtype) है।

परिभाषा: यदि status bar सक्रिय नहीं हो तो इसे प्रदर्शित करने के लिए । निम्न करो :

1. Tools मेन्यु पर क्लिक करो।

2. इसके बाद options विकल्प पर क्लिक करो।

3. View tab पर क्लिक करो।

4. Status bar के सामने चैक बोक्स (Check box) पर क्लिक करो। 

नया डॉक्यूमेंट बनाना [Creating a Document]

एक नई फाइल तैयार करने के लिए निम्नलिति चरण अपनाने होते हैं।

File मेन्यु पर क्लिक करो और इस मॅन्यु से New विकल्प को चुनो।

Ms word को बन्द करना [Existing Word]

"Word" को बन्द करने के लिये, निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1 . "File Menu" को click करो।

2. "Exit" विकल्प पर click करो या

3. "Window close button" को click करो।

इस command से, सभी वर्तमान खुले हुऐ डॉक्यूमेंट अपने आप बन्द हो जाते है।

2. टूल बार से New Document icon पर क्लिक करो।

या

3. Ctrl + N (shortcut key) को दबाओं

जैसा कि आकृति  में दर्शाया गया है। एक New डायलॉग बाक्स प्रकट होगा।

Blank Document को चुनो और OK पर क्लिक करो।

आपका टेक्स्ट टाईप के लिए एक नई वर्ड विन्डो प्रकट होगी।

अब आप टेक्स्ट टाइप करो। लाइन के अन्त में Enter key दबाने की कोई जरुरत नही है। Word में जब लाइन के अन्त में कोई शब्द फिट नहीं होता तो स्वतः ही अगली लाइन के शुरु में चला जाता है। इस गुण को Word Wrap कहा जाता है।

लेकिन आपको निम्नलिखित कार्य करने के लिए Enter key दबाना पड़ेगा।

• छोटी लाइन को समाप्त करने के लिए (जो दाई Margin तक नहीं पहुंचती)

• पैराग्राफ को समाप्त करने के लिए।

• खाली लाईन छोड़ने के लिए।

परिभाषा:

Placening to text going past to right margin to the next line without pressing Enter key is called Word Wrap.

डॉक्यूमेंट को सेव करना [Saving a Document]

टाइप किए गए Document को Save करने के लिए आपको Save command का प्रयोग करना होता है। इसके तीन तरीके है।

1.File मेन्यु को चुनों और फिर Save विकल्प पर क्लिक करो या 2.स्टैण्डर्ड टूलबार पर Save Icon पर क्लिक करो। या

3. Ctrl+S (Shortcut key) को दबाओं।

स्क्रीन कुछ इस तरह से दिखाई देगी।

फाइल का नाम टाइप करो तथा दस्तावेज को save करने के लिए save पर क्लिक करो।

परिभाषा

: Word आपके दस्तावेज के नाम के आगे एक्सटेंशन (extension).doc अपने आप जोड देता है। जिसे आप अपनी आवश्यकतानुसार बदल सकते है।

 पहले से विद्यमान डॉक्यूमेंट को खोलना [Opening An Existing Document]

1. पहले File मेन्यु पर क्लिक करो और फिर open विकल्प पर क्लिक करो। या

2. स्टैण्डर्ड टूलबार पर open icon पर क्लिक करो। या

3. Ctrl + O (Shortcut key) को दबाओ।

जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है आपके सामने open डायलॉग बाक्स प्रकट होता है। 

ओपन डायलॉग बाक्स से, अपना डॉक्यूमेंट जिसको खोलना है उस पर दो बार क्लिक करके आप फाइल को खोल सकते हो या फाईल (Document) का नाम टाइप करके open बटन पर क्लिक करे।

अभी-2 प्रयोग की गई फाईलो को तुरन्त खोलना [Quickly Opening Recently used Files]

वर्ड अभी-2 प्रयोग की गई चार फाईलो को File menu में दर्शाता है। आप वांछित फाईल पर क्लिक करके इसे खोल सकते है।

क्रम (steps) इस प्रकार है:

1. "File मिन्यु पर क्लिक करो।

2. वांछित फाईल के नाम पर "Click" करो

 टेक्स्ट का चुनाव करना [Selection Text]

किसी टेक्स्ट का चुनाव करने का अर्थ है उसे हाईलाइट करना। MS-WORD में बहुत सी ऐसी कमांडस (commands) है जिसके प्रयोग से पहले आपको टेक्स्ट का चुनाव करना पड़ता जैसे cut, copy, bold, underline etc. है 

इससे आप Keyboard या Mouse से टेक्स्ट का चुनाव कर सकते हो टेक्स्ट को keyboard की तुलना में Mouse से चुनाव करना आसान है। आओ हम "Mouse" विधि की व्याख्या करे।

(क) Selecting a Word: जिस शब्द को आप चुनना चाहते हो उस पर दो बार क्लिक करे। टेक्स्ट हाईलाइट हो जाऐगी। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

(ख) Selecting a Line : लाईन का चुनाव करने के लिये, माउस पॉएंटर को लाईन के बाई और लाएँ और एक बार क्लिक करे।

(ग)Selection a Sentences: "Ctrl" को दबाओ और वाक्यों के बीच कही क्लिक (click) करो।

(घ) Selection Paragraph: पैराग्राफ को select करने के लिये, पैराग्राफ के बीच कही पर तीन बार क्लिक करो।

(ड)Selection Blocks of Text: माउस पॉएंटर को टेक्स्ट के शुरु में लाएं और बाएँ माउस बटन को दबाएं।

 इसे दबाए रखकर माउस को इस प्रकार ड्रेग (Drag) करे कि वांछित टेक्स्ट का चुनाव हो जाए। अब आप माउस बटन को छोड़ दे।

(च) Selection all the text : सभी टेक्स्ट का चुनाव करने के लिये ctrl + A को दबाओ।

(छ) Deselect Text : आप हाईलाइट टेक्स्ट के बाहर (अन्य जगह) क्लिक करके हाईलाइट हा सकते है।

 टेक्स्ट का सम्पादन (सुधार) (Editing Text)

जब आप टेक्स्ट टाईप करते हो तो सभवतः आपसे गलतिया हो सकती है। "Editing" इन गलतियो को ठीक करने के इलावा कुछ नही है।

परिभाषा: The term "Editing" refers to changing or modifying the existing text.

सम्पादन (editing) के निम्नलिखित कार्य होता है:

1. टेक्स्ट को प्रविष्ट करना (Inserting Text)

2. टेक्स्ट को हटाना (Deleting Text)

3. टेक्स्ट के ऊपर टाईप करना (Overtyping Text)

4. टेक्स्ट को बदलना (Replacing Text)

5. वस्तु स्थिति को बदलना (Changing case)

6. टेक्स्ट को एक भाग से दूसरे भाग में ले जाना (Moving Text from one Part of the Document to another part)

7. टेक्स्ट को एक भाग से दूसरे भाग पर कापी करना (Coping Text from one Part of document to another)

 टेक्स्ट को प्रविष्ट करना (Inserting Text)

कभी-2 पूरा पत्र लिखने के बाद, आप इसमें कोई शब्द अथवा वाक्य या पैराग्राफ जोडना चाहते है। इसके लिए आप "Cursor" को उस बिन्दू पर लाऐं जहां आप टेक्स्ट प्रविष्ट करना चाहते है। अब आप

टेक्स्ट टाईप करे। टेक्स्ट का शेष भाग अपने आप ही व्यवस्थित हो जाता है।

 टेक्स्ट को हटाना (Deleting Text)

1. उस टेक्स्ट (Text) को select करो जिसे आप हटाना/मिटाना चाहते है।

2. अब आप "Delete" बटन को दबाओ।

टेक्स्ट के ऊपर टाईप करना (Overtyping)

आप किसी टेक्स्ट के ऊपर टाईप कर के टेक्स्ट को परिवर्तित कर सकते हो। आओ हम sunday को Sunday में परिवर्तित करने के लिए चरण सिखे।

1."Cursor" को पंक्ति में "s" के ऊपर लाओ।

2. "Status Bar" में उपलब्ध OVR को दो बार click करके "Overtype mode" को select करो।

3. अब "S" को दबाओ और शब्द sunday, Sunday में परिवर्तित (change) हो जायेगा।

4. शब्द को वापिस "Insert Mode" में रखने के लिये "Status bar" में OVR पर दो बार click करो।

 टेक्स्ट को बदलना [Replacing Text]

अभिलेख में, वर्तमान शब्द के स्थान पर नए शब्द को रखने के लिये निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1. जिस टेक्स्ट को बदलना है, उसे select करो

2. नये टेक्स्ट को टाईप करो।

 वस्तु स्थिति को बदलना [Changing Case]

कभी-2 लिखने के बाद आप महसूस करते हैं कि कोई शब्द या वाक्य जो बहुत आवश्यक है, उसको ऊपरी या नीचे की स्थिति में होना चाहिए। क्रम इस प्रकार है: 

1.टेक्स्ट को select करो

2. Format मेन्यु से change case विकल्प पर क्लिक कर change case dialog box दिखाई देगा।

3. वांछित विकल्प का चयन करे।

4. अन्त मे Ok बटन पर क्लिक करे।

किसी काम को रद्द करना [Undo]

सुधार (editing) के दौरान, परिवर्तन को उल्टा करना या पूर्व अवस्था में लाने के लिये "Undo" विकल्प का प्रयोग होता है।

Undo करने के तीन तरीके है:

1. Edit मेन्यु से Undo विकल्प पर क्लिक करो। या

2. "Standard Toolbar" पर स्थित "Undo" बटन पर click करो। या

3. Ctrll + z को दबाओ।

 Undo विकल्प के प्रभाव को खत्म करना [Redo]

"Undo" को खण्डित कर टेक्स्ट को पूर्व अवस्था में लाने को "Redo" कहते है। "Redo" को करने के लिये :

1. "Edit मेन्यु से Redo विकल्प पर क्लिक करो। या

2. "Standard Toolbar" पर "Redo" बटन को click करो। या

3. "Ctrl + y" को दबाओ।

टेक्स्ट को दूसरे स्थान पर ले जाना (Moving Text)

इसकी तीन विधियां है:

(क) Cut और Paste बटन का प्रयोग करे

चरण इस प्रकार है:

1. टेक्स्ट को select करो।

2. "Standard Toolbar" में "cut" बटन को click करो या "edit Menu" से "cut" विकल्प का चुनाव करो या "ctrl + x" को दबाओ।

3.  टेक्स्ट को जहां आप रखना चाहते हो "Cursor" को वहां "Move" करो। 

4."Paste" बटन को click करो या ctrl + v को दबाओ।

(ख) Mouse का प्रयोग करे चरण इस प्रकार है:

1. टेक्स्ट select करो।

2. "Cursor" को विशिष्ट क्षेत्र (highlighted area) में कहीं भी लाएँ। "Cursor" का आकार "arrow head में परिवर्तित हो जायेगा।

3. Mouse के बाई बटन को दबाओं और उसे पकडे रखो।

4. Mouse बटन को छोडे बिना "Mouse Pointer" को वहां Drag करो जहां आप टेक्स्ट को ले जाना चाह हो।

5. सही स्थान पर आने के बाद "Mouse Button" को छोड दो। टेक्स्ट नाऐ स्थान पर तुरन्त गमन कर जाता है।

(ग) Mouse के दाएँ बटन का प्रयोग करके चरण इस प्रकार है:

1. "Text" को select करो और Mouse के दाऐ बटन को दबाओ। एक Sub menu दिखाई देगा जैसा कि चित्र 1.16 में दर्शाया गया है।

2. "Cut" option पर click करो।

3. टेक्स्ट को जिस स्थान पर रखना चाहते हो "Cursor" को वहाँ "Move" करो। 

4.दाएँ बटन को दबाओ और "Paste" option को select करो।

टेक्स्ट को कॉपी करना [Copying Text] 

इसकी तीन विधियाँ है:

(क) Using copy and paste to move text:

चरण इस प्रकार है

1. टेक्स्ट (Text) को select करो।

2. "Standard Toolbar" में "Copy" बटन को Click करो या "edit Menu" से "copy" विकल्प का चुनाव करो या "ctrl + c को दबाओ।

3. "Cursor" को उस स्थान पर ले जाओ जहां पर टेक्स्ट को कापी (copy) करना चाहते हो

4. "Paste" बटन को click करो या ctrl + v को दबाओ ।

(ख) Mouse का प्रयोग करे

चरण इस प्रकार है:

1. उस टेक्स्ट को चुनो (select) जिसे आप कापी करना चाहते हैं।

2. विशिष्ट क्षेत्र (highlighted area) में "Cursor" को कहीं भी ले जाओ। "Cursor" का आकार "arrow head" में परिवर्तित हो जाता है।

3. "Ctrl" बटन को दबाओ। "Ctrl" बटन को छोडे बिना, Mouse में बाएँ बटन को दबाओ और पकडे रखो। "Cursor का आकार बदल जाता है।

4. "ctrl" या "Mouse Button" को छोडे बिना, "Mouse Pointer" को वहा Drag करो जहाँ आप टेक्स्ट को कॉपी करना चाहते हो।

5. सही स्थान पर आने के बाद Mouse Button को छोड दो टेक्स्ट नई स्थान पर कॉपी हो जाता है।

(ग) Mouse के वाऐ बटन का प्रयोग करके

चरण (steps) इस प्रकार है:

1. "Text" को select करो और Mouse के दाएँ बटन को दबाओ। एक Sub menu दिखाई देगा

2. "Copy" option पर click करो।

3. टेक्स्ट को जिस स्थान पर रखना चाहते हो। "Cursor" को वहा "Move" करो।

4. दाएँ बटन को दबाओ और "Paste" option को select करो।

 डॉक्यूमेंट को पुनः सेव करना [Resaving a Document]

अपने डॉक्यूमेंट का संशोधन (modify) करने के बाद परिवर्तन को वापिस Disk में लिखने के लिये, डॉक्यूमेंट को पुनः "Save" करने की आवश्यकता होती है।

चरण इस प्रकार है 

1. "File Menu" को Click करो और तब "Save" option पर click करो। या

2. *Standard Toolbar" पर "Save" बटन पर click करो। या

3. "Ctrl + S" को दबाओ।

 "Save" तथा "SaveAs" मे अन्तर [Difference between Save & SaveAs]

डॉक्यूमेंट को पहली बार "Save" करने के लिये Save command की आवश्यकता होती है। इसका प्रयोग फाईल के परिवर्तनों को "Save" करने के लिये किया जाता है।

 इस बात को नोट करो कि जब आप फाईल को पहली बार "Save" कर रहे होते है तो "Save As" option उपलब्ध नहीं होती।

 "Save as" command डॉक्यूमेंट को नये नाम से SAVE करती है। इस प्रकार यदि आप पूर्व सुरक्षित फाईल को एक नये नाम से, Save करना चाहते हैं तो आप "Save as" command का प्रयोग कर सकते है।

डॉक्यूमेंट को बन्द करना [Close Document]

वर्तमान डॉक्यूमेंट को बन्द करने के लिये निम्नलिखित चरणो को अनुकरण करो।

1. "File Menu" को click करो

2. "Close" विकल्प पर click करो।

यदि आप डॉक्यूमेंट को बन्द करने के कोशिश करते हो और आपने नवीनतम परिवर्तनो को फाईल में "Save" नहीं किया है तो एक "dialog box" दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

यदि आप चाहते है कि फाईल बन्द होने से पहले 'Save' हो जानी चाहिए। तब "Yes" बटन पर click करो अन्यया "No" बटन को दबाओ।

टेक्स्ट को ढूंढना [Finding Text]

प्रत्येक वर्ड प्रोसेसर में कोई दिया हुआ शब्द या टेक्स्ट को ढूंढने की सुविधा होती है। शब्द या टेक्स्ट को ढूंढने के लिये, निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1. "Edit Menu" में "Find" विकल्प पर click करो। Find and Replace dialog box दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

2. "Find what box" मे उस टेक्स्ट (Text) को "enter" करो जिसे आप "Search" करना चाहते है।

3. "Find Next" को click करो। ऐसा करने पर यदि टेक्स्ट डॉक्यूमेंट में मिल जाती हैं, तो कर्सर (cursor) वहां पहुंचकर रुक जायेगा।

यदि आप "Search" को जारी रखना चाहते है तो "Find Next" को दोबारा click करो।

परिभाषा: जारी सर्च (Search) को खण्डित करने के लिये "Esc" बटन को दबाओ।

टेक्स्ट को बदलना [Replacing Text]

प्रत्येक वर्ड प्रोसेसर में कोई दिया हुआ टेक्स्ट या शब्द ढूंढ़ने और उसे किसी दूसरे टेक्स्ट या शब्द से बदलने की सुविधा दी जाती है। इस सुविधा का उपयोग या तो ऐसे अवसर पर किया जाता है, जब कोई शब्द गलत चला गया हो और उसे पूरे डॉक्यूमेंट में बदलना हो या ऐसे अवसर पर किया जाता है, जब किसी पुराने डॉक्यूमेंट की नकल करके हमें दूसरा डॉक्यूमेंट बनाना हो और उसमें कुछ शब्दों को प्रत्येक स्थान पर बदलना हो। शब्द या टेक्स्ट को बदलने के लिए, निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो

1. Edit Menu में Replace विकल्प पर क्लिक करो।

2. "Find what box में ढूंढने वाली टेक्स्ट को Type करो।

3. "Replace with box" में बदलने वाली टेक्स्ट को Type करो।

4. "Find Next" विकल्प पर click करो ऐसा करने पर यदि टेक्स्ट डॉक्यूमेंट में मिल जाता है तो कर्सर (cursor) वहां पहुंचकर रुक जायेगा।

(a) इस समय यदि आप 'Replace' बटन click करते है तो नया टेक्स्ट पुराने की जगह रख दिया जायेगा।

(b) इस समय यदि आप 'Find Next' बटन click करते है तो यह बदलाव नहीं होगा ओर यह क्रिया आगे भी जारी रहेगी। 

(c) यदि आप चाहते है पूरे डॉक्यूमेंट में यह बदलाव बार-बार पूछे बिना कर दिया जाये तो 'Replace All' बटन को click करो।

5. फाईल को बंद करने के लिए "Cancel" बटन का प्रयोग करें।

डॉक्यूमेंट प्रिंट करना [Printing Documents]

1. "File Menu" को click करो ।

2. "Print" विकल्प को click करो।निम्नलिखित "dialog box" दिखाई देगा

3. यहां से आप सभी पेजों को, कुछ पेजो को व एक पेज को चुन सकते है

4. प्रिंट करने के लिए "OK" पर click करो।

फाईल का निर्यात [Export a File]

"Word" आप को विभिन्न प्रकार की फाईलो को "Save" करने की इजाजत देता है। जिसका प्रयोग साधारणतया दूसरे "Word Processing Program" में किया जाता है।

 वर्तमान फाइल को "Word Perfect 5.1 File" के रुप मे निर्यात करने के निम्नलिखित चरण है।

1. "File Menu" को click करो ।

2. "Save As" विकल्प को click करो।

3. फाइलो के प्रकारो की सूची को दर्शाने के लिये "Save As type Box" की down arrow पर click करो।

4. "Word Perfect 5.1 for Dos file type" को click करो।

5. फाईल के नाम को टाईप करो जिसके आगे WPG अंकित हो जैसे कि SAMPLE WPG.

6. Save को Click करो

टिप्पणीः Word converts this file as a Word Perfect file automatically.

फाईल का आयात [Import a File]

"Word" आपको दूसरे लोकप्रिय "Word Processing Program" द्वारा निर्मित विभिन्न प्रकार की फाइलो के आयात की इजाजत देता है। "SAMPLE".

 "WPG" नामक एक "Word Perfect" फाइल को आयात करने के क्रम इस प्रकार है।

1. "Standard Toolbar" पर उपलब्ध "Open" बटन पर click करो।

2. फाईल के नाम के रूप में "SAMPLE.WPG" को "Type" करो और "Open" बटन पर click करो।

3. "Word Perfect" फाइल MS-WORD में खुल जाएगी।

टिप्पणीः Word detects a non-word file type and automatically converts the Word Perfect format file for use by Word.

 फाईल को इन्सर्ट करना [Inserting a File]

एक फाइल मान लो SAMPLE को वर्तमान डॉक्यूमेंट्स (Document) मे समावेश (Insert) करने के निम्नलिखित चरण है।

1. "Cursor" को वांछित स्थान पर click करे अर्थात वह स्थान जहां आप फाइल इन्सर्ट करना चाहते है।

2. "Insert Menu" को click करो

3. "File" विकल्प पर click करो और सूची से SAMPLE फाईल को चुनो।

4. "Insert" विकल्प पर click करो।

टिप्पणी: SAMPLE file is inserted at the cursor position.

टेम्पलेट्स [Templates]

Templates एक पूर्व निर्धारित स्टाईल (Style) है, जिसका प्रयोग हम विशेष तरह की फाइलों के निर्माण जैसे resume, fax, letters, memos इत्यादि के लिए किया जा सकता है। 

आप एक "Blank Template" का निर्माण कर सकते है या उपलब्ध Template में से किसी एक को चुन सकते हैं।

Template निर्माण के लिये निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो:

परिभाषा: Templates are readymade formats for different types of documents. Templates contain predefined Headers, Fonts, Formats and Lines etc.

1. "File Menu" को click करो।

2. "New" विकल्प को click करो।

3. "Letters & Faxes tab" पर click करो। स्क्रीन दिखाई देगी जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

4. "Professional letter icon" को click करो।

5. "Template" पर click करो और "OK" को click करो। स्क्रीन दिखाई देगी जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

6. वांछित विवरण को भरो जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

7. अन्त में, फाइल को "Save" करो और प्रिंट करो।

सहायता प्राप्त करना [Getting Help]

"MS-Word" एक सुविधा प्रदान करता है जिस के द्वारा आप किसी भी विषय पर "Help" ले सकते है।

 इस उद्देश्य के लिये आप "Help Menu" का प्रयोग कर सकते है। "Help Menu" में विकल्प इस प्रकार है।

Microsoft Word Help

What would you like to do?

Word Perfect Help

Troubleshoot saving and dosing documents

Show office Assistant

Detect and Repair

Type your question here, and Han check Seach

What is this?

Options

Search

About Micrsoft Word

Office on the Web

1. Microsoft Word Help: जब आप "Help Menu" से इस option को select करते हो तो एक स्क्रीन दिखाई देगी।

 आप "Text box" में Text को "Enter" कर सकते हो जिसे आप Search करना चाहते है। जब आप "Search" बटन पर click करते हो तो "Search contents" window में दिखाई देगे।

2. What's this? : जब आप इस "Option" को चुनते हो तो अपना "Mouse Pointer" इसमे परिवर्तित हो जायेगा। 

जब आप "Document Text" में कही पर click करते हो तो एक "Window" दिखाई देगी। जिसमे पैराग्राफ फोन्ट, formatting जैसी सूचना होती है।

3. Office on Web: इस "Option" से आप माईक्रोसोफ्ट तथा दूसरे उत्पादो के बारे में "Help" प्राप्त कर सकते हो। 

जब आप उस option को select करते हो तो "Internet-explorer, Netscape Navigator क्रियाशील (activate) हो जायेगा।

4. About Microsoft-Word यह option एक फार्म दिखाऐगी जिसमे उत्पादको के बारे सूचना, कापीराईट सूचना इत्यादि होगी।

वर्ड को बन्द करना [Existing Word]

"Word" को बन्द करने के लिये, निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1 . "File Menu" को click करो।

2. "Exit" विकल्प पर click करो या

"Window close " को click करो।

इस command से, सभी वर्तमान खुले हुऐ डॉक्यूमेंट अपने आप बन्द हो जाते है।

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1. इनपुट/आउटपुट  स्टोरेज डिवाइसिज़ [Input Output and Secondary Storage Devices ]

2. फार्मेटिंग का परिचय [Introduction of Formatting]