फार्मेटिंग का परिचय [Introduction of Formatting]

  

परिचय [Introduction]

हम सभी में एक छिपी हुई इच्छा होती है कि जो कुछ हम संप्रेकसित करने की कोशिश करते है, पाठक उसने रुचि लेता हुआ महसूस करने लगता है। 

इस उद्देश्य की पूर्ति के लिये, हमारी ओर से एक विशेष कोशिश की आवश्यकता है। हमे डॉक्यूमेंट (Document) को एक शुद्ध आभा प्रदान करने की आवश्यकता होती है। 

इस पूरे प्रभाव के निर्माण के लिये फार्मेटिंग (Formatting) की विशेषताओं जैसे Fonts, Bullets z Numbering, font types इत्यादि का बुद्धिमता पूर्वक इस्तेमाल किया जा सकता है। आओ हम इन खास विशेषताओं की तीव्रता से सीखने के लिये आगे बढ़े।

 फार्मेटिंग [Formatting]

किसी डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट के टाईप होने के बाद, इसको format किया जाना आवश्यक है।

 Formatting मे फॉण्ट (Font) को बदलना, text effect प्रदान करना, रंग बदलना, लाइन स्पेसिंग (Line spacing) एडजेस्ट करना, पेज का साइज एडजेस्ट करना (adjusting of paje size) इत्यादि शामिल है। 

फार्मेटिंग (Formatting) डॉक्यूमेंट को अच्छी तरह और साफ-सुथरा  स्पष्ट पढने लायक दृष्टिकोण प्रदान करता है।

परिभाषा: Formatting का अर्थ है कि टेक्स्ट की शक्ल में परिवर्तन करने का कार्य।

फार्मेटिंग के प्रकार [Types of Formatting] 

Formatting तीन प्रकार की होती है।

1. करेक्टर फार्मेटिंग (Character Formatting): Character formatting इस बात का निर्णय करती है,कि डॉक्यूमेंट में प्रत्येक करेक्टर कैसा दिखाई देना चाहिए। 

Character formatting की command से आप font, font style, font size, font colors, Text attributes (bold/italics/underlines इत्यादि) को बदल सकते हो।

2. पैराग्राफ फार्मेटिंग (Paragraph Formatting):

Paragraph Formatting command से आप पूरे पैराग्राफ या पैराग्राफो के समूह को format कर सकते हो। 

इसमे आप Line spacing. tabs, indent size alignment को बदल सकते हो।

3. पेज फार्मेटिंग (Page Formatting): 

Page formatting command से आप पूरे पृष्ठ वा अनुभाग को format कर सकते हो। इसमे पेज साइज (Page Size), page margins, page numbering इत्यादि बदल सकते है।

 करेक्टर फार्मेटिंग [Character formatting (font and font style)]

MS-Word में आप फॉन्ट स्टाईल (Font Style) चुन सकते हो, टेक्स्ट का साइज बदल सकते हो, टेक्स्ट को बोल्ड (Bold), अण्डरलाइन (Underline), इटेलिक (Italic) कर सकते हैं। और टेक्स्ट का रंग (Colour)) बदल सकते हो। MS Word की फॉण्ट विशेषताओं को दो विधियों से प्रयोग किया जा सकता है।

 टूलबार का प्रयोग [Using Toolbar]

Toolbar में विभिन्न प्रकार के बटन होते हैं जहां से आप फॉण्ट स्टाईल (font style), फॉण्ट (Font) के नाम, इत्यादि का चुनाव कर सकते हो।

1.Bold, Italics & Underline Style (font style)

कभी -2 किसी डॉक्यूमेंट में किसी विशेष शब्द या पंक्ति को अलग से दिखाना चाहते हो तो आप इन्हे  Bold, Italic और Underline कर सकते हो।

कैसे परिवर्तन किया जाए:  शब्द टेक्स्ट को select करो और वांछित टूल पर click करो।

 स्टाईल को हटाने के लिए टेक्स्ट को Select करो और उसी स्टाईल को पुनः click करो।

2. Font & Font Size

Font का अर्थ है कि डॉक्यूमेंट (Document) में टेक्स्ट को किस तरीके या स्टाईल से दर्शाया गया है। 

जिस टेक्स्ट को Format किया जाना है, सबसे पहले उसे Select करो और तब Formatting Toolbar में Font List Box के दायीं तरफ के तीर को click करो और अपनी इच्छा अनुसार फॉण्ट को बदल लो। इसी प्रकार फॉण्ट के आकार को बदला जा सकता है।

Selected Box मे से सभी character formatting को हटाने के लिये "ctrl+spacebar" को दबाओ।

परिभाषा: "MS Word" में 32,767 विभिन्न Fonts होते है।

फॉण्ट डाय्लाग बॉक्स का प्रयोग [Using the Font dialog box]

कई प्रकार के परिवर्तनो को तुरन्त करने के लिये आप शायद "Font dialog box" का प्रयोग करना चाहेगे। 

1. जिस टेक्स्ट को बदलना चाहते हो उसे select करो

2. "Format Menu' को click करो।

3. Font को click करो।

Font dialog box दिखाई देगा जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

Font dialog box के तीन tabs विकल्प है। Font, character,spacing और Text effects | 

Fonts tab से आप Font, Font Style, Font Size, Font Colour इत्यादि बदल सकते हो।

करेक्टर स्पेसिंग निर्धारित करना [Adjusting Character Spacing]

जब आप font dialog box "Character spacing Tab को select करते हो। तो एक font dialog box दिखाई देना जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है। 

आप कैरेक्टर के बीच की दूरी को व्यवस्थित करने के लिए "Character spacing  का प्रयोग कर सकते हो।

1. Scale: 

चुने गये टेक्स्ट की चौडाई को व्यवस्थित करने के लिए Scale का प्रयोग किया जाता है। आप 200% Scale चुनकर चौडाई double कर सकते हो।

2 Spacing : 

किसी शब्द के करेक्टरों के बीच के स्थान को व्यवस्थित करने के लिये "spacing" का प्रयोग किया जाता है। 

बीच के स्थान को बढ़ाने के लिये "expanded" को चुनो और बीच के स्थान को घटाने के लिये "Condensed" का प्रयोग करो।

3 Position: 

टेक्स्ट की स्थिति को व्यवस्थित करने के लिये 'Position' का प्रयोग किया जाता है। "raised चुनने से टेक्स्ट  की आधार-रेखा  (Base line) ऊपर हो जायेगी।

 "lowered" चुनने से यह आधार-रेखा से नीचे हो जाएगा।

टेक्स्ट एनीमेशन का प्रयोग [Applying Text Animations]

आप "Font dialog box" के "Text effects Tab" से विशेष टेक्स्ट प्रभाव (Special Text effects) का निर्माण कर सकते हो "Text effects Tab" को select करो।

 अब "Animation Tag" को select करो निम्नलिखित dialog box दिखाई देगा जैसा कि  में दर्शाया गया है।

अब आप अपने टेक्स्ट को "Animation' जैसे कि "Blinking, Background, sparkle Text" इत्यादि प्रदान कर सकते हो। 

MS-word Text Animation विकल्प प्रदान करता है। सूची से वांछित विकल्प को select करो और "OK" को click करो।

टिप्पणी:

"Animation effect" केवल स्क्रीन पर देखने के लिये है। इसको डॉक्यूमेंट के प्रिंट में नहीं दिखाया जा सकता।

 पैराग्राफ फार्मेटिंग [Paragraph formatting]

"Paragraph formatting command, MS word में टाईप किये गये पैराग्राफ की आभा स्टाईल को सुधारने में सहायता करती है। 

Paragraph formatting का मुख्य कार्य alignmen Indentation, interparagraph spacing, Interline spacing इत्यादि को सैट करना है।

टेक्स्ट अलाइनिंग [Aligning Text]

आप "Formatting Toolbar" में "Alignment button" का प्रयोग करके टेस्ट (Text) के alignment को बदल सकते हो।

"Format Menu" से "Alignment command" को select करके कर सकते हो।

 "Formatting Toolbar में में बाए से दाये इस प्रकार है।

उदाहरणतयाः यदि आप को Text को Right align करने की जरूरत है। तो निम्नलिखित चरणों का अनुकरण करो।

1. साधारण तरीके (Usual way) से टेक्स्ट को टाईप करो।

2. जिस पैराग्राफ को आप "Right align" करना चाहते है। उसे select करो। अब "formatting Toolbar" पर Right Alignment" बटन को click करो।

"MS-Word" में विभिन्न "alignment" के प्रभाव को चित्र  में दर्शाया गया है।

इंडेटिंग पैराग्राफ [Indenting Paragraph] 

"Indenting feature" आपको पैराग्राफ के आरम्भिक और अन्तिम बिन्दुओं को तय करने की सुविधा प्रदान करता है। 

पैराग्राफ की प्रथम पंक्ति का आरम्भिक बिन्दु दूसरी पंक्ति से भिन्न हो सकता है।

परिभाषा: 

टेक्स्ट (Text) की सीमा (boundaries) और (Page  margin) के बीच की दूरी को "Indent" कहते हैं।

"Indent" तीन प्रकार के है। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

1. Positive Indent: "Positive Indent" में टेक्स्ट मार्जिन से थोडा अन्दर होता है।

2. Negative Indent: 

"Negative Indent" में टेक्स्ट मार्जिन से थोडा बाहर होता है।

3. Hanging Indent:

 Hanging Indent का अर्थ है कि पैराग्राफ को और आगे "Indentation" करना। 

"Hanging Indents" का प्रयोग आमतौर पर Bibliographic प्रविष्टयाँ, glossary terms, resumes, bulleted और Numbered Lists के लिये किया जाना है।

 पैराग्राफ को "Indenting" करने की तीन विधिया है:

  Formatting toolbar button, Ruler और Menu options.

फार्मेटिंग टूलबार बटन का प्रयोग [Using Formatting toolbar buttons] 

आप "Formatting Toolbar button" का प्रयोग करके Indent को एक इन्च (inch) के चौथाई हिस्से तक बढ़ा या घटा सकते है। आप टेक्स्ट को  Select करे व नीचे दिये गये किसी एक बटन पर click करो।

मेन्यू विकल्प के प्रयोग [Using Menu Options]

1. पैराग्राफ को select करो।

2. "Format Menu" पर click करो और "Paragraph" विकल्प को चुनो।  पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जैसा कि वित्र में दर्शाया गया है।

3."Indents" and "spacing Tab" को click करो।

4. "Left Text box" वर्तमान बाए Indentation को दर्शाता है। "New Indentation" को "enter" करो।

5. "Right Text box" वर्तमान दाए "Indentation" को दर्शाता है। "New Indentation" को enter करो।

6.Hanging Indent या प्रथम पंक्ति Indent को  लागू करने के लिये 'Special list box" & "Down arrow करे click करें। यह विकल्प दर्शाएगा।

  First Line : 

यह केवल पैराग्राफ प्रथम पंक्ति को "Indent" करता है।

  Hanging Indent:

यह पैराग्राफ की प्रथम पंक्ति को छोड़कर शेष सभी को Indent करता है। वांछित विकल्प को click करो।

7. BY Text Box" में "Indentation" को "Enter" करो।

8. "OK" को click करो या Enter key को दबाओ।

 रुलर का प्रयोग [Using Ruler]

"Ruler" का प्रयोग करके पैराग्राफ को Indent करना, यह "Indenting" की तीसरी विधि है। "Ruler" पर बाट "Markers" होते है। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

आप Tab stop को या तो Ruler से या Menu option से सेट कर सकते हो। यह Ruler के अन्तिम छोर पर उपस्थित होता है और इस प्रकार दिखाई देता है। जैसा कि चित्र  में दिखाया गया है।

Tab के प्रकार को बदलने के लिये Ruler के बाई छोर पर L को click करो। Tab stop को स्थित करने के लिये, Ruler line की वांछित स्थिती पर केवल click करो।

आप Format Menu की Tab विकल्प से Tab को select कर सकते हो। इस option को select करने के बाद, एक Tabs dialog box दिखाई देगा।

इस dialog box से आप Tab stop position, Default Tab stops, Alighment और Leader Types को सेट कर सकते हो।

 "Leader control" से आप "Leader" को select कर सकते हो। (Leader and character) है जो टेक्स्ट के बाद मे आते है। जब आप Tab keys को दबाते है।

 जैसा कि चित्र में दिखाया गया है। इस चित्र मे Dots ही "Leader characters" है।

कॉलम का प्रयोग [Using Columns]

यह भी संभव है, जब आप अपनी सूचना को कालमो में प्रस्तुत करना चाहते हो। 

(जैसा कि समाचार पत्र को कालमो से प्रतीत होता है।) समाचार पत्र के कालमो में टेक्स्ट एक कॉलम के तल से अगले दूसरे कालम के शिखर तक जाती है।

 आप इस आवश्यकता की पूर्ति MS Word के columns features का प्रयोग करके कर सकते है। By default, सभी डॉक्यूमेंट में एक column होता है। एक से ज्याद कालमो के निमार्ण के लिये, निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1. टेक्स्ट को select करो।

2. "Format Menu" को click करो।

3. Column विकल्प को click करो या "Standard Toolbar" के "Column " बटन पर click करो।

जब आप इस विकल्प (option) को select करते हो तो एक dialog box दिखाई देगा जहां से आप कालमो को संख्या, (Number of coloumns), कालमो की चौडाई व spacing सेट कर सकते हो और अन्त में "OK" को click करो।

ड्राप केप [Drop Cap]

यदि आपके डॉक्यूमेंट मे, समाचार पत्र, पत्रिका के लेख जैसी सूचना है और पाठको का ध्यान "लेख" की और आकर्षित करना चाहते है।

 तब आप "Drop Cap Feature" का प्रयोग कर सकते है जो टेक्स्ट को कुछ 'eye catching effects' प्रदान करता है। 

इस विशेषता के प्रयोग के लिये, टेक्स्ट के प्रथम पंक्ति को select करो और Format Menu से "Drop cap" विकल्प को चुनो। एक "Drop cap dialog box" दिखाई देगा। 

जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है। आप dialog box से Drop cap effects को select कर सकते हो और "Ok" click करो। आप अपने टेक्स्ट को select करके और none पर click करके "Drop cap effects" को हटा सकते हो।

 लाइन स्पेसिंग एडजेस्ट करना [Adjusting Line Spacing]

परिभाषा : टेक्स्ट के किसी पंक्ति की कुल ऊचाई जिस मे अतिरिक्त स्थान भी शामिल है को "Line spacing" के नाम से जाना जाता है।

सामान्तया तीन प्रकार के "Line Spacing" उपलब्ध है। जैसा कि नीचे दिया गया है।

लाइन स्पेसिंग एडजेस्ट करने के लिए निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1. टेक्स्ट को select करो।

2. "Format Menu" से "Paragraph" विकल्प पर click करो। "Paragraph dialog box" दिखाई देगा।

3. Indents & spacing Tabs को चुनो।

4. आवश्यकता अनुसार "Line spacing Box" मे से एक विकल्प (option) चुनो।

5. "OK" को click करो।

Bullets and Numbers

आप अपने टेक्स्ट को Bullets या Number प्रदान करने के लिये Bullets या Numbered Page Tab को select कर सकते है। 

दोनो प्रकार के Tabs आठ स्टाईल प्रदान करते है। आप एक स्टाईल को select करो और "OK" को click करो।

Using Formatting Toolbar

1. टेक्स्ट को select करो

2.Formatting Toolbar पर "Bullets" बटन या "Numbered" बटन पर click करो।

यदि आप यह निश्चय करते है। कि आपको "Numbers" या "Bullets" की आवश्यकता नही है। आप उपरोक्त चरणो को दोहरा कर उन्हे हटा सकते है।

 पेज फार्मेटिंग [Page Formatting]

किसी भी डॉक्यूमेंट के प्रिंट से पहले आप 'Page set up feature' का प्रयोग करके page orientation, paper size और margin इत्यादि को बदल सकते है। क्रम इस प्रकार है 

1. "File menu" को click करो और "Page set-up" विकल्प को select करो। 

2."Page setup dialog box" दिखाई देगा। Page setup dialog box के चार Tab होते है।

(1) Margins : इस Tab मे आप पृष्ठ के ऊपरी, निचला, बाँया, तथा दाँया मार्जिन (margins) को सेट कर सकते है।

परिभाषा : टेक्स्ट (Text) से कागज के किनारे की दूरी को "Margin" कहते है।

पृष्ठ के विभिन्न प्रकार के मार्जिन चित्र  में दर्शाये गये है।

(ii) Paper Size : इस Tab का प्रयोग कागज के साईज जिसे आप प्रयोग करने जा रहे हो को देखने के लिए किया जाता है।

पेपर ओरिएन्टेशन (Paper orientation) के दो विकल्प है। पोर्टरेट और लैण्डस्केप (Portrait and landscape) यदि प्रथम विकल्प सेट की जाती है। 

तब कागज को लम्बत् (vertical) स्थिती मे सेट किया जाऐगा अन्यथा कागज सपाट (horizental) स्थिती में सेट होगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

(iii) Paper Source: इस विकल्प (Option) का प्रयोग तभी किया जाएगा जब प्रिन्टर (printer) के पास एक से अधिक ट्रै है।

 यह विकल्प दर्शाता है कि किस ट्रे में प्रथम पृष्ट के लिये कागज है और किस ट्रै में अन्य पृष्ठो के लिये कागज है।

(lv) Layout: इस विकल्प का प्रयोग केवल तब किया जाता है। जब डॉक्यूमेंट में "Header और Footers" हो।

"Line Numbering option" बहुत सहायक होगा जब यूजर (Users) को डाक्यूमेंट में विभिन्न पंक्तिओ की आवश्यकता हो।

3. "Apply To drop down list" से डॉक्यूमेंट के उस हिस्से को select करो जिसमे हम Setting लागू करना चाहते है।

  Setting तीन प्रकार की है। This Section, This Point Forward और Whole document.

4. *Page setup dialog box* के दाई तरफ अर्थात "Preview" क्षेत्र में, यूजर (User) सभी परिवर्तन को देख सकता है।

5. अन्त में वर्तमान डॉक्यूमेंट को और इसी टेम्पलेट पर आधारित सभी बने डॉक्यूमेंट के लिये "New default setting" के रुप में इस Setting को "Save" करो। इसके लिए Default पर click करो।

6. परिवर्तन (Changes) को स्वीकार करने के लिये "OK" को click करो।

 बॉर्डस तथा शेडिंग [Borders and Shading] 

सुन्दरता पूर्वक "Format किये गये पृष्ठ को अन्तिम रुप देने के लिये, यूजर (Users) border और Shading को शामिल कर सकता है। 

बार्डर एक बाक्स है जो पृष्ठ के चारो तरफ होता है या एक लाईन जो एक पैराग्राफ को एक या अधिक तरफ से सजाती है।

 बार्डर में "Shading" को भी शामिल किया जा सकता है। जो चूने हुए क्षेत्र को "Pattern" से भर देता है। "Shading" का प्रयोग किसी पृष्ठ के विशेष हिस्सो को शेष पृष्ठ से अलग दर्शाने के लिये किया जाता है। 

डॉक्यूमेंट के किसी विशेष हिस्सो पर बार्डर को शामिल करने के लिये टेक्स्ट को select करो और Format Menu से "Border" and Shading विकल्प को चुनो। निम्नलिखित डायलाग बॉक्स दिखाई देगा।

बाऐ तरफ के बटनो से वांछित बार्डर, लाईन रंग, लाईन का प्रकार और आकार चुनो और "OK" को click करो।

पृष्ठ संख्या जोडना [Adding Page Number]

पृष्ठ संख्या जोड़ने के क्रम इस प्रकार है।

1. "Insert Menu" पर click करो।

2. "Page Numbers" पर click करो। Page number dialog box दिखाई देगा।

3. "Position arrow" को click करो पृष्ठ संख्या को Header में रखने के लिये "Top of Page" को click करो या पृष्ठ संख्या को "Footer" मे रखने के लिये"Bottom of page" पर click करो।

4. यदि आप अपने डॉक्यूमेंट के प्रथम पृष्ठ पर पृष्ठ संख्या नही चाहते तो आपको "Show Number on firts page" check Box को clear करने की आवश्यकता है।

5. पृष्ठ संख्या की किस प्रकार अलाइन (align) किया जाऐगा। उस के लिये आप "Alignment arrow" पर click करो। 

आप पृष्ठ संख्या को केन्द्र मे या उसे अलाइन (align) करके Header के वाई या दाई तरफ ला सकते है।

6. "OK" को click करो।

 हेडर्स तथा फुटर्स जोडना [Adding Headers and Footers] 

"Header" या "Footer" एक टेक्स्ट या ग्राफिक्स है। जैसे कि पृष्ठ संख्या या कम्पनी का लोगो (Logo) जिस को पेज के ऊपर या नीचे प्रिंट किया जाता है। 

Header Top margin में प्रिंट होता है और "Footer" bottom margin में प्रिंट होता है। जैसा कि वित्र  में दर्शाया गया है।

"Header और "Footer को Format करने और निर्माण करने के लिये निम्नलिखित चरणो को अनुकरण करो।

1. "View Menu पर click करो।

2. "Header and Footer" पर click करो । Header को परिभाषित करने के लिए "Word" एक बाक्स खोलता है। यह Header and Footer Toolbar भी खोलता है। स्क्रीन इस प्रकार दिखाई देती है।

3. "Header Box" में टेक्स्ट को टाईप करो। "Toolbar" पर स्थित बटनो से आप पृष्ठ संख्या तिथी या वर्तमान समय इत्यादि का समावेश (Insert) कर सकते है।

4. डॉक्यूमेंट के Header से "Footer" जाने के लिये "Switch between Header and Footer" बटन पर click करो।

5. पूर्व Menu में वापिस आने के लिए Header and Footer Toolbar पर "Close" बटन पर click करो।

आल्टरनेट हेडर्स तथा फुटर्स [Alternate Headers and Footers]

आप अपने डॉक्यूमेंट के बाऐ और दाएं पृष्ये पर विभिन्न सूचना को दर्शा सकते है। विभिन्न "Odd" और Even पेज पर Header and Footers को जोडने के क्रम इस प्रकार है।

1. View Menu को click करो और Header and Footer को select करो।

2. Header and Footer Toolbar पर "Page Setup Button" को Choose करो। यह Page Setup dialog box को दर्शाएगा

3. "Layout Tab" को Select करो।

4. "Different Odd and even" check box पर click करो।

5. "Page setup dialog box" को बन्द करने के लिये "OK" को click करी।

6 यह कार्य पृष्ठो को सम और विषम (Odd and even) में बाँट देगा।

7. "Header" और "Footer" क्षेत्र के सम और विषय पृष्ठो में, दशांये जाने वाले Text को टाईप करो।

8. अपने डॉक्यूमेंट में वापिस आने के लिये Header and Footer Toolbar में "Close" बटन का choose करो।

 फूटनोटस और ऐन्डनोटस [Footnotes and Endnotes]

जब आप रिपार्ट या मैनुअल का निर्माण कर रहे है तो आप निश्चित रूप से प्रत्येक पृष्ठ पर नोट, सारणी, विषय-सूची या फुटनोटस जोडना चाहेगे। 

आप अपने डॉक्यूमेंट में इन विशषताओं या गुणों की "Footnotes and Endnote features" की सहायता से डाल सकते हो। 

इन विशेषताओ को जोड़ने के लिये आप अपने डॉक्यूमेंट को समझने में आसान बना सकते है। "Footnotes and Endnotes" को जोडने के क्रम Footnote and Endnote Insert इस प्रकार है।

1. "Mouse Pointer" को उस स्थान पर गमन करो जहा आप "Note reference" को चाहते और Mouse को click करो।

2. "Insert Menu" को click करो और "Footnote and Endnote dialog box" को दर्शाने के लिये "Footnote" को select करो।

3."Note reference" के लिये प्रयोग किये जाने वाली संख्या के प्रकार को दर्शाओ। संख्याकण की दो विकल्प है। AutoNumbers और Custom Mark.

(a) AutoNumber:

यदि Numbering Format में आप संख्या या संकेत (symbol) डालना चाहते है। तब आप AutoNumber विकल्प का प्रयोग कर सकते है।

(b) Custom Mark:

आप "Custom Mark" विकल्प का प्रयोग करके विशेष संकेत (Symbol) और पात्रो का समावेश कर सकते है।

"Custom Mark option" को select करने के बाद Symbol dialog box को दर्शाने के लिये, "Symbol" बटन पर click करो। 

तब आप इस dialog box से कोई भी संकेत (Symbol) को Select कर सकते हो। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

5. आप अपने डॉक्यूमेंट में नोट की स्थिती के लिये कोई भी स्थान दर्शा सकते है। इसके लिए आप Note option dialog box का इस्तेमाल कर सकते है। यह तब दिखाई देगा,जब आप "Footnotes and Endnote dialog box" के विकल्प बटन को click करोगे। 

अब आप "Note option dialog box" पर उपलब्ध विकल्प का इस्तेमाल करके शक्ल (appearance), स्थान (Location) और Number Format में बदलाव ला सकते है।

 फार्मेट पाएंटर [Format Pointer]

MS Word की "Format Pointer Tool" का उपयोग Text की Format को कापी करने के लिये किया जाता है।

 Format में फोन्ट, साईज, रंग, रेखांकण (Underline), स्टाईल, पैराग्राफ फार्मेीटंग बुलेट और नम्बरिंग इत्यादि शामिल है।

टिप्पणी: Format Pointer का उपयोग टेक्स्ट के Format की कापी करने के लिये किया जाता है। क्रम इस प्रकार है

1. उस टेक्स्ट को select करो। जिसका फार्मेट आप कापी करना चाहते है।

2.Toolbar पर "Format Pointer Tool" पर click करो। "Cursor" ब्रश के आकार में परिवर्तित हो जाएगा। 

3.अब उस टेक्स्ट को select करो जहां आप उस Format लगाना या टेक्स्ट को लक्ष्य किया गया था। वह अपने आप Format जाऐगा।