टेबल और ग्राफिक्स का प्रयोग (Using Tables & Graphics)

टेबल (table) आपको किसी डॉक्यूमेंट में डाटा का संगठित करने में सहायता करती है। एक टेबल रोज (rows) और कॉलमो (columns) से बनी होती है। 

जब आपको डाटा (data) की तुलना करनी हो तो यह और भी आसान होगा यदि डाटा को टेबल में दर्शाया जाए।

 टेबल बनाना [Creating a Simple Table]

आप निम्नलिखित में से किसी एक विधि का प्रयोग कर टेबल का निर्माण कर सकते हैं।

(i) Using Menu Bar

क्रम इस प्रकार है:

1. जहां से आप टेबल का निर्माण करना चाहते हो वहां पर "Cursor" को रखो।

2. "Table Menu" के Insert विकल्प से "Table" विकल्प को चुनो।

3. जो "Dialog box" दिखाई देगा उसे में वांछित टेबल के कॉलमो (columns) और रोज (rows) की संख्या को "Enter" करो। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

4. "OK" बटन को दबाओ।

टेबल का निर्माण हो जाऐगा जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

(ii) Using the Tool Bar

क्रम इस प्रकार है:

1. जहां से आप सारणी का निर्माण करना चाहते हो वहां पर "Cursor" को रखो।

2. "Standard Toolbar" पर "Insert Table" बटन पर click करो। एक छोटी जाली (Small grid) दिखाई देगी।

3. "Mouse" को Drag करके रोज और कॉलमो की संख्या को select करो।

4. Mouse का बटन छोड दो। टेबल का निर्माण हो जाऐगा।

(iii) Draw Table Manually

क्रम इस प्रकार है "Standard Toolbar" पर "Table & Border" बटन पर click करो।

2. "Draw Table" चटन पर Click करो। अब आप का "Mouse pointer" छोटी पेन्सिल की तरह दिखाई देगा।

3. "Line Style" और "Line weight" को चुनो।

4. "Border color" को चुनो।

5. ऊपर के बारे कोने से शुरु होते हुए विकर्ण रेखा मे दाई और आते हुऐ "Mouse Button" को drag करो। जहां पर रुप रेखा (outline) सही आकार की बन जाये वहा mouse बटन को छोड़ दो।

6. इस पैन का इस्तेमाल करते हुए, टेबल के अनुसार रोज (Rows) और कॉलमो का निर्माण करो।

7 इस "Feature" को क्रियाहीन (deactivate) करने के लिये "Tables and Border" Toolbar पर आप "Draw Tabs" बटन पर click करो।

टेबल में डाटा प्रविष्ट करना [Entering Data in the Table]

1. शेल (Cell) में "Mouse Pointer" ले जाकर click करो। "Blinking Insertion Point" दिखाई देगा।

2. आवश्यक टेक्स्ट (Text) को टाईप करो। उससे अगले शेल या किसी दूसरे शेल पर जाने के लिये "arrow keys" का इस्तेमाल कर सकते हैं। 

आप "Cursor" को शेल में रखने के लिये किसी शेल पर click कर सकते है या "Cursor" को अगले शेल पर जाने के लिये "Tab Key" का इस्तेमाल कर सकते है।

टेबल के बीच में रोज व कॉलमो का प्रविष्ट करना [Inserting Rows and Columns in Existing Table]

क्रम इस प्रकार है:

1. सारणी में "Cursor" के उस स्वान पर रखो जहा पर रोज को डालना चाहते है।

2. "Table Menu" पर click करो।

3."Insert" विकल्प पर click करो। एक Sub-Menu दिखाई देगा।

अपनी आवश्यकता अनुसार "Row above" या "Row below" पर click करो।

4.इसी प्रकार आप कॉलमो को Insert कर सकते है।

 रो व कॉलम को डिलीट करना [Deleting Row or Column]

क्रम इस प्रकार है:

1.जिस रो या कॉलम को आप हटाना चाहते हो "Mouse Button" को वहां पर click करो।

2. "Table menu" पर click करो।

3. "Delete" विकल्प पर click करो। एक Submenu दिखाई देगा।

4. अपनी आवश्यकता अनुसार से (Row) और कॉलम (column) विकल्प पर click करो।

टेबल मे गणना [Calculation in Table]

आप टेबल के कॉलमो पर गणना भी कर सकते है। क्रम इस प्रकार है।

1. "Mouse" को उस शेल में रखो जिसमे आप गणना करना चाहते है।

टिप्पणीः संख्या निरुपण (numeric value) जिस पर आप गणना करना चाहते हो वह लगातार क्रम में होना चाहिऐ अर्थात कोई खाली शेल या कोई टेक्स्ट नही होना चाहिऐ।

2. "Table Menu" से "Formula" विकल्प को चुने।

3. "Paste Function" list Box से जिस प्रकार की गणना करना चाहते हो उसे select करो

4. "Number Format" को select करो।

5. "OK" बटन को दबाओ। परिणाम शेल में दिखाई देगा।

 टेबल मे टेक्स्ट की फारमेट करना [Formatting Text in Table]

टेबल निर्माण के बाद, आप आसानी से टेक्स्ट (Text) को प्रविष्ट और फारमेट कर सकते हो। आप प्रत्येक शेल को अलग से फारमेट कर सकते हो।

 उदाहरणतयाः आप प्रथम कालम के टेक्स्ट को बाये अलाइन (align) कर सकते हो, दूसरे कालम के टेक्स्ट को दाऐ अलाइन कर सकते हो इत्यादि अर्थात भिन्न-2 शेलो में भिन्न-2 फोरमेटिंग कर सकते हो।

 आप टेक्स्ट को लम्बत् (vertical) घुमा सकते हो। टेक्स्ट को धुमाने के लिए क्रम इस प्रकार है।

1.शेल या शेलो के समूह को "Select" करो। 

2."Format Menu" या "Shortcut Menu" से "Text direction" विकल्प को select करो।

जब आप इस option को select करते हो तो एक dialog box दिखाई देगा। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है। 

3.इस dialog box से आप वांछित विशारद (Desired Orientation) को select करो।

4. अन्त मे OK पर click करे।

टेबल की फारमेटिंग [Formatting Table]

आप टेबल के बॉडर्स (Borders) को जोड़ सकते हो और हटा सकते हो, बॉडर्स के प्रकार का परिवर्तित कर सकते हो उसमे रंग और छाया दे सकते हो। 

टेबल को फारमेट करने के दो तरीके है। एक तरीका है। "Table and Border Toolbar" बटन का उपयोग और दूसरा तरीका है। "Autoformat feature" का इस्तेमाल । क्रम इस प्रकार है।

1. टेबल के स्वतः फारमेट करने के लिये, टेबल में कही click करो।

2. "Table Menu" को choose करो और "Table Autoformat" विकल्प पर या "Table & Border Toolbar" पर "Table Autoformat" बटन पर click करो।

 जब आप इस option को select करते है। तो एक dialog box दिखाई देगा। जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

3. Format List से Format के नाम को चुनो।

4.अन्त में "OK" पर click करो।

रोज़ और कॉलमो के साईज को बदलना [Resizing Rows & Columns)

अपनी विशेष जरुरत की पूर्ति के लिये आप टेबल के साईज को बदल सकते हो। यह संभावना भी जागृत हो सकती है। कि आप विशेष कॉलम को शेष कॉलमो से, थोडा अधिक चौडा करना चाहते हो।

 इसलिये कॉलमो की चौडाई को पुनः साईज देने के लिये, निम्नलिखित क्रम अपनाओ। 

1."Mouse Pointer" को दो कालमों के बीच स्थान पर स्थित करो। "Mouse Pointer" Two headed arrow में बदल जाता है।

2. आवश्यकता अनुसार "Mouse Pointer" को बाई या दाई तरफ Drag करो। इससे आपके कॉलम की चौडाई बदल जाएगी।

ऑटोफिट [Autofit]

"Word" में Autofit को इस्तेमाल करना बहुत आसान है जिसमे यह कॉलम में उपस्थित टेक्स्ट (Text) की सबसे चौडी लाईन को ढूंढने की कोशिश करना है फिर इसे व्यवस्थित करने की कोशिश करता है।

 यह शेल में टेक्स्ट (Text) को स्वतः आच्छादित (Wrap) करता है। ताकि कालम प्रष्ठ मार्जिन के अन्दर रहे। इस विशेषता (feature) को इस्तेमाल करने के लिये निम्नलिखित चरणो का अनुकरण करो।

1. टेबल में कही पर click करो

2. "Table Menu" पर click करो।

3. "Autofit" विकल्प को Select करो। एक "Sub Menu" दिखाई देगा जैसा कि चित्र में दर्शाया गया है।

4.आवश्यकता अनुसार निम्नलिखित विकल्प मे से कोई एक चुनो। 

(a) Autofit to contents: इस विकल्प से टाईप किये गये ठेक्स्ट के आधार पर टेबल मे कॉलम की चौड़ाई को व्यवस्थित (adjust) करता है। 

(b) Autofit to Window: इस विकल्प से टेबल का साईज अपने आप इस तरफ हो जाता है। ताकि वह Web Browser की "Window" के बीच समायोजित हो सके।

(c) Fixed Column Width: वर्तमान कालम की चौड़ाई को इस्तेमाल करते हुऐ टेबल में प्रत्येक कालम की एक निश्चित चौडाई बन जाती है।

(d) Distribute Rows Evenly: इस विकल्प से select की गई कतार या शेल (cell) की ऊंचाई बराबर हो जाती है।

(e) Distribute Columns Evenly: इस विकल्प से select किये गये कॉलम या शेल की चौड़ाई बराबर हो जाती है।

 शेलों को  मिलाना [Merge/Split Cells]

आप एक से या कॉलम में दो या दो से अधिक शेलो को इकट्ठा करके एक बना सकते हो। कालमो को मिलाने का क्रम इस प्रकार है।

1. शेलो को Select करो

2. "Table Menu" को click करो ।

3. Merge Cell विकल्प पर click करो।

4. सभी चयनित शेल एक बड़े शेल में परिवर्तित हो जाते है।

आप एक शेल को दो या तीन हिस्से में विभक्त कर सकते हो। शेल को विभक्त करने के लिये क्रम इस प्रकार है।

1. शेल को select करो

2. "Table Menu" को choose करो और "Split Cells" को select करो। जब आप इस चित्र  में दर्शाया गया है।

3. आप रोज या कॉलमो की संख्या निर्दिष्ट (Enter) कर सकते हो जैसा कि dialog box में option को select करते हो तो एक dialog box दिखाई देगा।

4. OK बटन पर click करते ही शेल कई हिस्से में विभक्त हो जाता है।