फाईल और फोल्डर का प्रबंधन करना [Manage Windows XP- Files & Folders]

आपके फाईल और फोल्कर को व्यवस्थित करने के लिए विंडोज दो यंत्र (Tools) प्रदान करता है। माई कम्प्यूटर (My Computer) और विंडोज एक्सपलोरर (Windows Explorer). 

आपके कम्प्यूटर की डिस्को के हर loon को दिखाने के लिए, माई कम्प्यूटर आपकी डिस्क और फोल्डर को आसानी से खोल देता है। विंडोज एक्सप्लोरर फाईल व फोल्डर को Copy और Move करने का अचत्र यंत्र है।

 फाईल सिस्टम [The File System]

माईक्रोसॉफ्ट विंडोज में एक बड़ा कुशल फाईल मैजेजेमेंट सिस्टम होता है जो आपके कम्प्यूटर को संगठित (Organized) करता है। इस सिस्टम का सबसे छोटा तत्व File है।

टिप्पणी: File is defined as "A collection of related data stored into one group on a disk."

फाईल को फोल्डर में रखा जाता है। एक फोल्डर एक Drawer की तरह होता है जिसमें फाईल रखी जाती है।

टिप्पणी: A folder is defined as 'A collection of files and subfolders organized by the user'.

फाईल फोल्डर या उपफोल्डर (subfolder) से और उपफोल्डर (Subfolder) फोल्डर से संबधित होता है। लेकिन फोल्डर कहां से सम्बंध रखता है? फोल्डर किसी भी परिवर्तनशील (removable) और स्थायी (Permanent) स्टोरेज उपकरण जैसे एक फ्लॉपी डिस्क, सी.डी. या हार्ड डिस्क से सम्बंध रखता है।

 एक फाईल सिस्टम में स्टोरेज उपकरण ड्राइव द्वारा प्रेजेन्ट किए जाते है जैसे फ्लॉपी डिस्क A:/drive के रूप मे दर्शाई जाती है, हार्ड डिस्क C:/drive के रूप में दर्शाई जाती है।

 (अगर हार्ड डिस्क विभाजित है तो यह D:/drive, E:/drive आदि के रूप में भी दर्शाई जाती है।) और सी.डी. (या डी.वी. ही) F:/drive के रूप में दर्शाई जाती है। मूल विंडोज के फाईल बंचा को चित्र में दिखाया गया है।

ड्राइव हीॲराकी (hierarchy) का सबसे उच्च स्तर होता है। आप किसी फोल्डर का निर्माण किए बिना, अपनी सारी फाईलो को ड्राईव में रख सकते हो, लेकिन जैसे-2 फाईलो की संख्या में वृद्धि होगी, तो किसी एक फाईल को दूढनां मुश्किल हो जाएगा। इसलिए हम फोल्डर का निर्माण करते है और एक दूसरे से संबंधित सारी सामग्री (material) उसमे रख देते है।

विंडोज एक्सपलोरर [Windows Explorer]

विंडोज एक्सपलोरर एक एप्लीकेशन है जो कम्प्यूटर में फाईलो और फोल्डरों को ब्राउज और व्यवस्थित करने के लिए डिजाईन कि गई है। 

यह एक यंत्र (Tools) है जो हार्ड डिस्क, फ्लॉपी या सी.डी में स्थित फाईलो और फोल्डरों को व्यवस्थित करने के लिए प्रयोग किया जाता है?

विंडोज एक्सपलोरर के कैसे स्टार्ट करते है?

1. स्टार्ट बटन पर click करो।

2. All program विकल्प का चुनाव करो।

3. Accessories विकल्प का चुनाव करो।

4. Windows Explorer पर click करो।

विंडोज एक्सपलोरर दो कॉलम दर्शाता है जैसा कि चित्र  में दिखाया गया है। बायी तरफ का कॉलम आपके कम्प्यूटर मे उपलब्ध सभी फोल्डर की एक सूची है। दायी तरफ का कॉलम चयन किए हुए फोल्डर की फाईल व उपफोल्डर को दिखाता है।

2. निम्नलिखित Keys को दबाकर रखो।

• फाईल को कॉपी (Copy) करने के लिए Ctrl को।
• फाईल को मूत (Move) करने के लिए Shift की।

3. चयनित फाईल को लक्षित (Destinated) फोल्डर तक Drag करो।

4. माउस को लक्षित (Destinated) फोलार पर ले जाओ, माउस बटन को छोड़ दो और फिर Ctrl या shift key को भी छोड़ दो।

टिप्पणीः [Windows Clipboard] The Windows Clipboard is a temporary storage area in the Computer's memory that is used to store the last item cut or copled | when you use the Cut or Copy Commands in any application.

 एक फाईल या फोल्डर को रीनेम करना [Rename a File or Folder]

पहली विधि

फाईल या फोल्डर को रीनेम करने के लिए चरण निम्नलिखित है:

1. माई कम्प्यूटर या विंडोज एक्सपलोरर में उस फाईल या फोल्डर पर Click करो जिसे आप Rename करना चाहते हो।

2. फाईल मेन्यू (File Menu) में Rename पर click करो।

3. नया नाम टाईप करो और Enter Key को दबाओ।

दूसरी विधि (शार्टकट मेन्यू का प्रयोग करके)

1. जिस फाईल या फोल्डर को आप Rename करना चाहते हो उसका चयन करो।

2. चयनित फाईल पर Right click करो। शार्टकट मेन्यु दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

3. Rename पर click करो।

4. नया नाम टाईप करो और Enter Key को दबाओ।

 फाईल या फोल्डर को समाप्त करना [Delete Files or Folders] 

पहली विधि

फाईल या फोल्डर को समाप्त (Delete) करने के लिए

1. माई कम्प्यूटर या विंडोज एक्सपलोरर में उस फाईल या फोल्डर पर Click करो जिसे आप Delete करना चाहते हो।

2. फाईल मेन्यू में Delete पर click करो।

दूसरी विधि (शार्टकट मेन्यू का प्रयोग करके)

1. जिस फाईल या फोल्डर को आप Delete करना चाहते हो उसका चयन करो।

2. चयनित फाईल पर Right click करो। एक शार्टकट मेन्यू दिखाई देगा।

3. Delete पर click करो।

टिप्पणीः विंडोज XP में अगर हम फाईल या फोल्डर का चयन माई कम्प्यूटर का प्रयोग करके । करते है तो बाये Panel पर एक फाईल या फोल्डर Tasks भी दिखाई देता है।

 हम  फाईल या फोल्डर Tasks का प्रयोग करके विभिन्न फाईल और फोल्डर निर्देशो । (Command) जैसे Move, Copy, Rename, Delete आदि को उपयोग कर। सकते है।

प्रोपर्टी (Properties]

फाईल या फोल्डर Properties को बदलने के लिए

1. माई कम्प्यूटर या विंडोज एक्सपलोरर में उस फाईल या फोल्डर पर Click करो जिसकी Properties को आप बदलना चाहते हो।

2. फाईल मेन्यू में Properties पर click करो।

3. Properties डायलॉग बॉक्स में कुछ बदलाव करो।

4. अन्त में OK पर Click करो।

 फोल्डरो का निर्माण करना [Creating Folders]

पहली विधि

फोल्डर का निर्माण करने के लिए चरण (Steps) है:

1. माई कम्प्यूटर या विंडोज एक्सपलोरर को खोलो।

2. उस डिस्क ड्राईव या फोल्डर पर डबल click करो जहा आप एक फोल्डर का निर्माण करना चाहते हो। ड्राईव या फोल्डर विंडो दिखाई देगी।

3. फाईल मेन्यू (File Menu) में, New पर Point करो और फिर Folder पर click करो।

4. फोल्डर का एक नाम टाईप करो और Enter key दबाओ।

नया फोल्डर आपके चयन किए गए स्थान पर दिखाई देगा।

दूसरी विधि

1. उस फोल्डर या डेस्कटॉप के Blank area पर Right click करो। जिसमे आप फोल्डर का निर्माण करना चाहते हो।

2. एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जैसा का चित्र  में दर्शाया गया है।

3. पहले New और फिर Folder विकल्प का चुनाव करो।

4. फोल्डर का एक नाम टाईप करो और Enter key दवाओ

 फाईलो और फोल्डरो को खोलना [Opening Files and Folders]

जिस फाईल की आप को आवश्यकता है उसे ढूंढने के बाद उसे खोलने के लिए आप उस डबल click कर सकते हो।

1. माई कम्प्यूटर या विंडोज एक्सपलोरर को खोलो।

2. उस ड्राईव पर डबल click करो जिसमे वो फाईल या फोल्डर पड़ी है जिसे आप खोलने चाहते हो।

3. फाईल या फोल्डर को खोलने के उस पर डबल click करो।

 बार-2 प्रयोग होने वाली फाईलो और फोल्डरो के साथ काम करना [Working With Frequently used Files and Folders]

जिस डॉक्यूमेंट या प्रोग्राम को आप अक्सर उपयोग करते हो आप उसे जल्दी से खोल सकते हो। स्टार्ट मेन्यू बार-2 उपयोग होने वाले डॉक्यूमेंट की सूची बना देता है, जिससे आप उन्हे जल्दी से खोल सकते हो। अधिक प्रयोग होने वाली फाईल और फोल्डर को Store करने के लिए आपके डेस्कटॉप पर स्थित

माई डॉक्यूमेंट फोल्डर एक बहुत ही सुविधाजनक (convenient) स्थान है।

 एक फाईल के लिए एक शार्टकट का निर्माण करना [To Create a Shortcut To a File]

ज्यादा प्रयोग होने वाली फाईल पर जल्दी पहुंचने के लिए आप एक शार्टकट का भी निर्माण कर सकते हो। एक शार्टकट Icon फाईल की मौजूदा स्थिति को नही बदलता। 

शार्टकट सिर्फ एक पाइंटर या लिंक है जो आपके लिए फाईल को जल्दी से खोल देता है। यदि आप शार्टकट को समाप्त (Delete) कर देते हो तो वास्तविक फाईल समाप्त (Delete) नहीं होती।

जब आप एक शार्टकट का निर्माण करते हो तो एक शार्टकट Icon स्वयं ही बन जाता है। 

उदाहरण के तौर पर यदि आप एक फाईल शार्ट कट का डेस्कटॉप पर निर्माण करते हो, आप फाईल को खोलने के लिए सरलता से शार्टकट icon पर हबल click कर सकते हो।

पहली विधि

डेस्कटॉप पर एक फाईल शार्टकट का निर्माण के लिए चरण (steps) है:

1 उस location को खोलो जहां पर फाईल संग्रहित (stored) है और इविख्श (Desired) फाईल का चयन करो।

2. चयनित फाईल पर Right click करो। एक शार्टकट मेन्यू दिखाई देगा जैसा कि वित्र  में दर्शाया गया है।

3. Sent To विकल्प का चुनाव करो।

4. डेस्कटॉप पर शार्टकट का निर्माण करने के लिए Dekstop (Create Shortcut) पर click करो।

5. डेस्कटॉप पर शार्टकट icon दिखाई देगा। डेस्कटॉप से फाईल को खोलने के लिए शार्टकट icon पर डबल click करो।

दूसरी विधि

एक फाईल शार्टकट का निर्माण करने के लिए चरण है:

1. उस location को खोलो जहां आप शार्टकट का निर्माण करना चाहते हो। यह कोई फोल्डर या डेस्कटॉप हो सकता है।

2. Blank area पर Right click करो।

3. अब, एक pop-up मेन्यू दिखाई देगा। जैसा कि चित्र 4.6 में दर्शाया गया है। New का चुनाव करो और Shortcut विकल्प पर click करो।

4. Create Shortcut डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

5. फाईल और फोल्डर का चुनाव करने के लिए ब्राउज बटन पर click करो और। Ok पर click करो।

6. शार्टकट को नाम देने के लिए Next पर click करो। एक नया डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

7. शार्टकट का नाम लिखो और Finish पर click करो।

8. इच्छित (Desired) location पर शार्टकट Icon दिखाई देगा। शार्टकट Icon को खोलने के लिए उस पर डबल click करो।

 फाईल या फोल्डर को खोजना [Searching Files and Folders]

आप अपने कम्प्यूटर या नेटवर्क के किसी कम्प्यूटर से किसी भी तरह की कोई भी फाईल खोज सकते हो। एक विशेष फाईल या फोल्डर को खोजने के चरण (step) निम्नलिखित है :

1. स्टार्ट बटन पर click करो।

2. Search Companion को खोलने के लिए Search पर click करो। जैसा कि चित्र  में दिखाया गया है।

3. जिसे हम खोजना चाहते है उस तरह की फाईल का चयन करो। उदाहरण के तौर पर डाक्यूमेंट (wordprocessing, spreadsheet etc.) हाईपरलिंक पर click करो। एक नया डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है।

4. एक फाईल को खोजने के लिए आवश्यक सूचना लिखो। टेक्सट बॉक्स में फाईल का संपूर्ण (full) या आंशिक (partial) नाम टाईप करो। उदाहरण के तौर पर student.doc. टाईप करो।

5. Search बटन पर click करो।

6. विंडो खोज के परिणाम को कन्ट्रोल क्षेत्र (control area) (दाये Pane या search result विंडो की side मे) में दिखाएगी। जैसा कि चित्र  में दर्शाया गया है। यह वही फाईल है जिसे हम खोज रहे है।

7. खोज को समाप्त करने के लिए Yes, finished searching हाइपरलिंक पर click करो।